Der Grund für diesen Artikel ist meine neue Errungenschaft eines 5 TB Cloud-Speichers zum Nulltarif. Der Speicher ist noch lange nicht voll, weil der “Schlauch” so dünn ist. Man kommt sich ein bisschen so vor, als wolle man ein Schwimmbecken über einen Strohhalm füllen. Aber während der Nachtstunden geht es ganz flott mit mehr als 50 MBit/s Upload(!). Eine Voraussetzung für diese kostenlosen 5 TB ist allerdings die Installation von Microsoft Office  365 und daher wird dieses Produkt in diesem Beitrag genauer vorgestellt, immer unter dem Aspekt dieses – eigentlich – kostenlosen Cloudspeichers.

Office 2016 oder Office 365?

Office 2016 ist eine Einzelplatzversion, Office 365 ist eine Mietversion, die pro Jahr bezahlt wird.

Wenn jemand nicht allzu viel mit Office-Dokumenten zu tun hat, wird er wohl sagen, was das für eine Frage wäre, man kann ja ganz einfach Open Office verwenden. Das ist natürlich auch OK. Warum das für die PCNEWS-Redaktion nicht infrage kommt, ist leicht erklärt. In der PCNEWS-Redaktion wird für das PCNEWS-Layout der Microsoft Publisher verwendet und für organisatorische Arbeiten für ClubComputer Microsoft Access und dafür gibt es bei Open Office keinen Ersatz.

Ein Tipp für Selten-Office-Benutzer

Nehmen wir an, Du schreibst nur hin und wieder einen Brief und berechnest nur hin und wieder eine Tabelle. Dann lohnt sich der Kauf von Office nicht, auch Open Office ist nicht notwendig. Für diese Fälle bietet Dir Windows 10 in Verbindung mit einem Microsoft-Konto gemeinsam mit dem OneDrive-Zugang auch den Zugang zu den “Online-Versionen” von Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Kalender, Kontakte, Skype und Outlook. Ohne weitere Kosten. Die Dokumente werden im OneDrive (nicht am Desktop) gespeichert. Der Funktionsumfang der Online-Versionen ist naturgemäß etwas geringer aber alles, was bei gelegentlicher Nutzung benötigt wird, ist vorhanden. Ein Beispiel dafür, wann diese Online-Versionen an ihre Grenzen stoßen, ist der Serienbrief in Word. Und so kommt man zu diesen kostenlosen Versionen: Aufruf von https://onedrive.live.com/, anmelden, links oben auf das Kanalgitter klicken und die Welt von Office Online öffnet sich.

Office 2016 oder Office 365?

Das Angebotsspektrum von Microsoft Office ist fast schon unübersichtlich – was die Mietversionen betrifft; die Einzelplatzversion “Microsoft Office Professional 2016” ist so, wie sie eben ist.

Wer heute Microsoft Office verwenden will, hat daher folgende Möglichkeiten:

  • Kaufen
  • Mieten
    • Office 365 Home, 99,- Euro pro Jahr, fünf Installationen, fünf Benutzer, 1TB Cloudspeicher pro Benutzer (max. 5)

Es gibt darüber hinaus eine große Anzahl weiterer Zusammenstellungen von Office aber diese beiden sind die markanten Gegenpole. Beide Pakete enthalten die Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access.

Die Kaufversion “Office Professional 2016” ist das klassische Office und enthält keinen OneDrive-Speicher (wohl, weil diese Anwender das ohnehin nicht benötigen).

Die Mietversion “Office 365” kann auf bis zu 5 PCs für 5 Benutzer installiert werden. Jeder dieser Benutzer kann bis zu 5 portable Geräte haben und bekommt 1 TB Speicher im Cloud-Speicher OneDrive. Der Cloud-Speicher ist derselbe, der in jeder aktuellen Windows-Version im Betriebssystem integriert ist und vergrößert den bereits bestehenden Cloud-Speicher um je 1 TB.

Wie lange “hält” eine Vollversion?

Nach drei Jahren wird eine Office-Generation durch die nächste ersetzt. Gut, man kann durchaus eine Release überspringen aber irgendwann ergibt sich aus den jeweils neuen Randbedingungen, dass eine ältere Office-Version nicht mehr ganz am letzten Stand ist. Ich schätze, dass man nach spätestens 6 Jahren wieder eine Vollversion erwerben sollte. In sechs Jahren kostete die Mietversion 600,- Euro und die Kaufversion erscheint demgegenüber mit 539,- Euro billiger. Dabei wird aber nicht eingerechnet, dass die Mietversion all diese 6 Jahre immer auf dem allerneuesten Stand war und die Kaufversion in dieser Zeit langsam vor sich hin gealtert ist. Ich finde es sogar als einen großen didaktischen Vorteil, nicht einen großen Entwicklungssprung nach sechs Betriebsjahren machen zu müssen und alle Neuerungen über einen langen Zeitraum verteilt, dynamisch am Arbeitsplatz eingespielt zu bekommen.

Bei Annahme eines Nutzungszeitraums von 6 Jahren für die Vollversion kostet also “Office 365 Professional” insgesamt genau so viel und da sind die fünf Lizenzen für die ganze Familie und der Cloudspeicher noch gar nicht eingerechnet. Dazu kommen bei Office 365 insgesamt 5 TB Cloud-Speicher (je 1 TB pro User).

Wer hat eigentlich nur einen PC?

Ich besitze zum Beispiel drei PCs: einen Stand-PC für den Club und die PCNEWS, einen Laptop für die Clubabende und ein Tablet zum Unterwegs-Lesen. Aber natürlich möchte ich auf allen Geräten dasselbe Office verwenden. Jemand mit einer Kaufversion ist an dieser Stelle am Ende und muss bereits zwei oder drei Lizenzen erwerben. Schließlich wollen aber alle Familienmitglieder ein Office nutzen und die Zahl 5 für die Anzahl der Lizenzen trifft typische Situationen ganz gut.

5 Terabyte Cloudspeicher kostenlos

Wer, wie ich, Office intensiv auf mehreren Geräten nutzt, empfindet 99,- Euro pro Jahr als einen günstigen Preis dafür. Dass man dazu noch 5 TB Cloudspeicher bekommt, empfindet man so, als wäre dieses zusätzliche Feature eine kostenlose Draufgabe.

Wer aber wenig bis gar keine Verwendung für Office hat, zum Beispiel, weil er ohnehin Open Office verwendet, könnte auf die Installation des “Office 365 Home” überhaupt verzichten und nur den mit Office verfügbaren Cloudspeicher benutzen und dafür eben die 99,- Euro pro Jahr bezahlen. Das ergibt 1,67 Euro/TB/Monat. Und das ist für sich allein genommen auch ein sehr günstiger Preis.

Preise von Cloud-Speichern

Vor einigen Jahren gab es seitens Microsoft die Ankündigung, dass es praktisch beliebig viel Cloud-Speicher geben werde. Doch hat man nicht mit dem Speicherhunger der Anwender gerechnet. Man musste dieses Angebot zurücknehmen. Man schenkt den Benutzern von Windows derzeit nur 5 GB Cloud-Speicher.  Akzeptiert man, dass Bilder von Handies automatisch in der Cloud gespeichert werden, bekommt man 15 GB Speicher dazu. Das Microsoft-Modell für Enduser ist es, zusätzlichen Cloudspace mit der Miete (nicht dem Kauf) von Microsoft Office zu verknüpfen. Dann aber gibt sich Microsoft ziemlich freigiebig.

Es ist nicht klar, wie man den Enduser-Preis für Cloud-Speicher bei Microsoft beziffern soll, weil man den Speicher immer gebündelt mit Microsoft-Office bekommt.

Die Preise von Cloudspeichern bewegen sich zwischen kostenlos für kleine Datenmengen bis 2 GB (DropBox)…5 GB (Microsoft)…15 GB (Google, inklusive Gmail). Für 1 TB zahlt man etwa bei DropBox 100 Euro/ Jahr. Aber schon für 180 Euro/Jahr kann man bei DropBox beliebig viel Cloud-Speicher bekommen. Siehe Preise DropBox.

Auf den ersten Blick sind OneDrive und Google Drive ähnlich leistungsfähig, man bekommt mit einem Konto 15 GB/5+15 GB kostenlosen Speicher. Aber diese Gemeinsamkeit ändert sich, wenn man Office 365 Home installiert. Dann hat man nämlich automatisch zusätzliche 5 TB zur Verfügung. Wenn man das Office einmal ganz außer Acht lässt und nur den Cloud-Speicher nutzt, kommt man auf 1,67 Euro/TB/Monat. Und in diesen 1,67 Euro pro Monat sind auch noch 5 Lizenzen für ein vollständige Office enthalten. Wie günstig das ist, zeigt ein Vergleich. Wollte man den Google Drive entsprechend aufstocken muss man dort für weitere 100 GB 2,- Euro und für weitere 1 TB 10,- Euro pro Monat bezahlen. Das wäre bei 5 TB eine Jahressumme von 600,- Euro (gegenüber 100,- Euro bei der Nutzung von Office 365).

Wer also Office ohnehin braucht, für den ist der Microsoft Cloud-Speicher das Gegebene.

Wenn es aber um “wirklich viel” Cloud-Speicher geht (also mehr als 5 TB), dann muss man bei Microsoft dazukaufen (eventuell eine weitere Micrososft 365-Lizenz?) oder zur Konkurrenz, der DropBox schauen, denn dort wird für 180 Euro/Jahr unbegrenzter Speicherplatz versprochen, allerdings nur für einen User.

Bezahlung der Mietversion

Bei einem Microsoft-Konto sind auch alle Käufe und Mieten ersichtlich. In meinem Account sieht man die Miete des Office 365 und die kostenlose Nutzung des OneDrive. Allerdings ist “kostenlos” nicht ganz korrekt, denn der Speicherplatz ist an die Miete von Office 365 gebunden.

Würde man also das Office-Abo nicht verlängern, was passiert dann? Probiert habe ich es noch nicht, aber wenn man verschiedenen Forenmeldungen trauen darf, verschwinden die Dateien nicht aus dem Internet und man kann sie weiterhin teilen; nur kann man die Dateien nicht verändern und auch nichts mehr hinzufügen. Achtung: man kann bei all diesen Transaktionen nur mit Kreditkarte bezahlen.

Welche Version soll man installieren?

Bei der Mietversion (und wahrscheinlich auch bei der Einzelplatzversion) muss man sich entscheiden, welches Office man installieren will: 32 Bit oder 64 Bit. Mehr Kompatibilität zu eventuellen Altanwendungen und PlugIns bietet die 32Bit-Version, mehr Leistung die 64-Bit-Version, den richtigen Rechner vorausgesetzt. Hier findet man Informationen über die Installation der 32- oder 64-Bit Version von Microsoft Office.

Im Bild sieht man, dass man neben der 32- oder 64-Bit-Version auch eine “Insider-Version” installieren kann, die gewisse Neuerungen noch vor dem eigentlichen Release-Zeitpunkt installiert.

Wie wird  die Mietversion verwaltet?

In jedem der mitgelieferten Office-Programme gibt es den Menüpunkt “Konto” mit folgendem Bild (Datei-Menü von Word, Menüpunkt “Konto”):

Man sieht die installierten Programme, die je nach gewählter Version von Office 365 auch anders zusammengestellt sein können. Etwa verfügt die Version für die Lehre nicht über Publisher und Access. Über den Button “Konto verwalten” gelangt man zur Webseite, in der die gemeinsamen (bis zu 5) Benutzer und die (bis zu fünf) Installationen verwaltet werden.

Unter “Installieren” sieht man, dass bereits 4 von 5 möglichen Instanzen verbraucht sind, allerdings ist da auch eine wenig bis gar nicht verwendete Testinstallation dabei. Unter “Office 365 teilen” sieht man, dass zwei weitere Benutzer sich den gemeinsamen Arbeitsbereich von 3 TB teilen. Unter “Konto verwalten” sieht man den Erneuerungszeitpunkt. Die Rechnung kommt etwa einen Monat vorher. Unter “OneDrive” sieht man, dass 1 TB freigegeben worden sind.

Die einzelnen Installationen unter “Installieren” schauen so aus:

User <> Arbeitsplatz

Anfangs dachte ich, dass jeder dieser 5 möglichen Office 365-User an einen Arbeitsplatz gebunden ist und man dann auf diesem Arbeitsplatz diesen 1TB-Speicherplatz nutzen kann. Da wir nur drei Personen sind, ergibt das insgesamt 3 TB OneDrive-Speicher. Daher habe ich mich mit dem OneDrive länger nicht so intensiv auseinander gesetzt, weil man in dieses persönliche eine Terabyte zwar schon sehr viele Daten aber eben nur ausgewählte speichern kann.

Dazu kam, dass man in der früheren Version des OneDrive (vor Windows 10) auf die Cloudspeicher der anderen vier User nur über die Browseroberfläche zugreifen konnte. Man konnte also diese anderen Inhalte nicht über den Replikationsmechanismus mit dem eigenen Rechner synchronisieren.

Mit einem der Updates (vielleicht sogar mit Windows 10) wurde diese Möglichkeit, dass man auch die Inhalte von Freigaben am eigenen PC synchronisieren kann, eingebaut. Da es sich nur um eine kleine (aber wichtige) Checkbox handelt, habe ich das lange nicht bemerkt, dass man selbst auf die Speicher der Familienmitglieder zugreifen kann, sofern diese einen Ordner dafür freigegeben haben. Man kann diesen freigegebenen Ordner nunmehr am eigenen Rechner replizieren.

Der  Irrtum mit den Usern klärte sich bei den verschiedenen Versuchen wir folgt auf: das Recht, Office 365 auf bis zu 5 Rechnern zu installieren ist völlig unabhängig von dem Recht, 5 Usern jeweils ein Terabyte zuzuordnen.

Man kann also Office 365 auf bis zu 5 Geräten installieren (auch als einzelner “Multi”-User) und man kann darüber hinaus 4 weitere User definieren, die auch auf allen Geräten ein Microsoft-Konto haben können.

Man kann sich als einzelner User mit einer einzigen Office-Installation begnügen (oder auch mit gar keiner) und dennoch 5 TB Cloudspeicher nutzen, indem man vier zusätzliche User am eigenen Rechner einrichtet, diese mit je einem Terabyte ausstattet und danach dieses Terabyte im Rahmen einer Freigabe am eigenen Rechner nutzt. Lediglich den Umstand, dass sich diese 5 Terabyte auf 5 (oder mehr) verschiedene Ordner aufteilt, ist als kleiner Nachteil zu nennen. Möchte man also eine Video-Sammlung mit 1,5 TB in der Cloud archivieren, muss man sie auf zwei User aufteilen. Es ist ganz ähnlich wie im Festplatten-Park auf einem PC.

Fünf E-Mail-Adressen = eine Familie!

Ein Multi-User kann sich daher eine künstliche “Familie” zulegen und die anderen vier virtuellen Familienmitglieder nach dem für diese “Personen” gespeicherten Inhalt benennen, also etwa book@fiala.cc, video@fiala.cc und audio@fiala.cc usw. Wir haben das zunächst nicht so gemacht, denn unsere User heißen franz@fiala.cc, silvia@fiala.cc und florian@fiala.cc aber die beiden verbleibenden Terabyte-Cloud-Speicher, die derzeit noch unbenutzt sind, werden solche Namen bekommen.

Fazit

Wer Office benötigt, vielleicht sogar auf mehreren Geräten und für die ganze Familie, bekommt es zu einem fairen Preis von 100,- Euro pro Jahr.

Wer an seinem OneDrive in Windows 10 Gefallen findet und die mitgelieferten 5 GB erweitern will, kann das kostengünstig tun, indem er Office 365 kauft. Er muss das Office gar nicht nutzen und bekommt dennoch 5 TB Cloudspeicher um 100,- Euro pro Jahr.

Die PCNEWS-Redaktion ist ein gutes Beispiel für einen Arbeitsplatz, an dem beide Aspekte intensiv genutzt werden.

Wie man nun diese 5 TB als einzelner User nutzen kann, obwohl sie eigentlich auf 5 User aufgeteilt sind, wird im nächsten Beitrag genauer betrachtet.

 

Franz Fiala

Präsident Clubcomputer / Herausgeber PCNEWS bei ClubComputer.at
Franz ist pensionierter HTL Lehrer (TGM), Präsident von ClubComputer, Herausgeber der Clubzeitung PCNEWS und betreut unser Clubtelefon und Internet Support. Er ist leidenschaftlicher Rapid Wien Fan.

Letzte Artikel von Franz Fiala (Alle anzeigen)