Hier wird beschrieben, wie die persönlichen Daten von Mitgliedern von ClubComputer verarbeitet werden. Wegen der vielfältigen Leistungen von ClubComputer sind in diesem Prozess mehrere Programme beteiligt, und es wird hier versucht, diese Zusammenhänge darzustellen.

Der Zugang zu unseren Servern erfolgt verschlüsselt über das Protokoll https. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten unterwegs nicht manipuliert werden können. Die Server befinden sich in einem verschlossenen Raum in Wien-Rennweg. Zugang haben nur der Hausverwalter, ccc.at und ClubComputer. Die Daten sind in einem zweistufigen Backup über mehrere Wochen gegen Verlust gesichert. Der Zugriff über das Internet ist durch eine Firewall blockiert.

Hard- und Software wird entsprechend dem durch die Mitgliedsbeiträge vorgegebenen Budget am Stand der Technik gehalten.

Basisdaten

ClubComputer speichert ausschließlich Daten, die für die Erbringung von Clubleistungen erforderlich sind.

Wer bei ClubComputer Mitglied wird, sagt uns: Name, Vorname, Titel, Straße, Plz, Ort, Telefonnummer, Handynummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Beschäftigungsart.

Wir legen für jedes Mitglied eine Mailbox name@clubcomputer.at auf mail.ccc.at an und benutzen den Namen dieser Mailbox als so genannte ClubID, die zur Anmeldung bei clubcomputer.at dient.

Das Programm, das diese Daten speichert und verwaltet, heißt WHMCS.

Damit die Daten über die Weboberfläche unseres CMS WordPress editierbar sind, wird das PlugIn WHMCS-Bridge eingesetzt. Dieses Programm ermöglich es, dass ein Mitglied, das sich über WordPress anmeldet, auch als Mitglied erkannt wird und Zugang zu den eigenen Daten bekommt.

Aktualität dieser Daten

Selbstverständlich halten wir alle Daten immer am neuesten Stand und ersuchen unsere Mitglieder, uns eventuelle Änderungen mitzuteilen.

Als Mitglied kannst Du Deine Daten aber auch selbst editierten. Alle gespeicherten Daten stehen nach einem Login mit der ClubID im Mitgliederbereich von clubcomputer.at zur Verfügung und können dort aktualisiert werden.

Datenweitergabe

Daten werden ausschließlich für folgende Clubleistungen weitergegeben:

  • Newsletterversand (für die Dauer der Mitgliedschaft im Prograsmmteil Mailster/WordPress),
  • Zeitungsversand (ca. eine Woche nach Drucklegung),
  • Clubkartenversand (für die Dauer des Drucks) und
  • für die Bereitstellung von Webressourcen (für die Dauer der Mitgliedschaft).

Newsletter

Unser wichtigstes, weil schnellstes Kommunikationsmittel ist der Newsletter. Der Newsletter enthält Name, Vorname und E-Mail-Adresse eines jeden Mitglieds. Der Newsletter ist durch das Plugin Mailster im CMS WordPress implementiert.

Zeitungsversand

Alle unsere Mitglieder erhalten unsere Vereinszeitschrift PCNEWS. Derzeit wird die Zeitschrift bei Ultraprint/Bratislava/Slowakei gedruckt. Vor jedem Versand wird eine sortierte Etiketten-Tabelle erstellt, die an die Druckerei weitergeleitet wird. Nach der Etikettierung werden diese Daten gelöscht.

Clubkartenversand

Alle unsere Mitglieder erhalten eine Clubkarte. Diese Clubkarte wird von/bei der Digital Society gedruckt. Für den Druckvorgang werden die auf der Karte sichtbaren Daten in einer Excel-Datei gespeichert. Nach dem Kartendruck werden diese Daten gelöscht.

Bereitstellung von Webressourcen

Nur, wenn ein Mitglied das Angebot des kostenlosen (oder kostenpflichtigen) Webspace beansprucht, wird dieser Webspace bei ccc.at eingerichtet. Für diese Einrichtung wird verwendet. Vorname, Name, E-Mail, Club-ID, Passwort sowie der Name des Webs, das wir für das Mitglied verwalten (<name>.clubcompter.at). Mit dieser Einrichtung wird eine VerwaltungsID angelegt, bestehend aus Username und Passwort. Die Verwaltung des Webspace durch das Mitglied erfolgt über die Seite panel.ccc.at mit der VerwaltungID.

Wenn ein Mitglied mehrere Webs betreibt, gibt es diese Webressourcen mehrfach und mit verschiedener VerwaltungsID.

Beendigung der Mitgliedschaft

Wenn ein Mitglied seine Mitgliedschaft beendet, löschen wir die Clubmailbox <name>@clubcomputer.at auf mail.ccc.at, eventuell angelegte Webressourcen auf panel.ccc.at. Die Basisdaten bleiben gespeichert, weil damit Rechnungen verknüpft sind, die für Kontrollen einsehbar sein müssen. Mehr als 7 Jahre aufbewahrte Basisdaten werden gelöscht.

Details zu den Passwörtern

Neuen Mitglieder teilen wir ClubID und ClubPW mit. Sowohl clubcomputer.at (links oben) als auch Mailenable (links unten) werden mit dem selben Passwort initialisiert, also gilt ClubPW=MailPW. Aber Achtung: es handelt sich um verschiedene Systeme, denn bei Änderung eines der beiden Passwörter ändert sich das andere nicht automatisch mit!

Damit ein Mitglied Zugang zu den Daten hat und diese gegebenenfalls ändern kann, gibt es zwischen der Webseite clubcomputer.at und der eigentlichen Mitgliederverwaltung in WHMCS das Kopplungprogramm WHMCS-Bridge. Dieses Programm sorgt dafür, dass Änderungen in jedem der beiden Programme im jeweils anderen sichtbar werden. Das ist insbesondere für das Passwort wichtig.

Die Mailbox mit der ClubID ist fest mit drive.ccc.at  und buero.clubcomputer.at gekoppelt, d.h. eine Identifikation auf diesen beiden Systemen erfordert immer die ClubID als Benutzernamen und das Passwort der gleichnamigen Mailbox.

Das WebSitePanel benutzen nur jene Mitglieder, die Webspace benutzen. Die PanelID wird für jedes angelegte Web vergeben. Ein Mitglied kann auch mehrere solcher PanelIDs haben, wenn mehrere Webs betrieben werden. Ftp, Datenbank und Mailbox für die verwaltete Domäne werden durch den Benutzer im WebSitePanel angelegt.