Turbo für den Mailserver

Es ist einerseits erfreulich, dass unser Mailserver intensiv verwendet wird, aber das wirkt sich auch auf seine Leistungsfähigkeit aus und das System erscheint uns langsam, zuletzt fast unerträglich langsam. Do muas wos g’schehn!

Wie tickt unser Mailserver?

Unser Mailserver Mailenable benutzt zum Speichern der grundlegenden Mailbox-Eigenschaften eine Datenbank und zum Speichern der Mails das Dateisystem. Jedes Postoffice hat einen gleichnamigen Ordner, der dem Domänennamen entspricht und die Mailboxen sind Ordner in dem PostOffice-Ordner. Die Mails selbst befinden sich in einem Ordner MAILROOT. Eine Mail ist eine Datei mit der Endung .mai.  Dem Ordner Inbox können weitere Ordner zur Seite stehen, die man mit IMAP anlegen kann  und die zur Leistungssteigerung des Mailserver beitragen.

fiala.cc       Postoffice
  franz        Mailbox
    MAILROOT   
      Inbox    Mails
  florian      Mailbox
    MAILROOT   
      Inbox    Mails
  rapid        Mailbox
    MAILROOT   
      Inbox    Mails

Dieses Konzept hat zur Folge, dass die Leistungsfähigkeit des Mailservers mit der Zugriffsgeschwindigkeit zum Dateisystem direkt zusammenhängt. Je mehr PostOffices, je mehr Mailboxen im PostOffice und je mehr Mails in einem Ordner, desto langsamer wird der Zugriff, weil das Serverprogramm ein Element aus sehr vielen in einem Ordner auswählen muss. Man muss daher trachten, dass der Zugriff zum Dateisystem möglichst schnell ist.

Es gibt aber noch einen zweiten Aspekt, der zu beachten ist und den wir durch unsere Arbeitsweise sogar beeinflussen können: es ist die Anzahl der Mails in einem Folder. Wenn die Mails auf einige Ordner aufgeteilt werden, hilft das dem Server, die Suchzeit zu verringern.

SSD-Platten

Werner hat in der Vorwoche kurzerhand SSD-Platten gekauft und in einer Nacht-(und-Nebel)-Aktion die Festplatten ausgetauscht. Dabei mussten nicht unerhebliche Datenmengen kopiert werden und daher war der Server von Samstag auf Sonntag nicht verfügbar.

Das Ergebnis kann sich sehen lassen! In einer bisher nicht gekannten Geschwindigkeit werden die Mails verarbeitet und kann auch die Weboberfläche von der Leistungssteigerung profitieren. Vorbei sind die Zeiten, als noch die Sanduhr rotiert ist.

Mailbox-Bereinigung

Wir betreiben diesen Mailserver schon seit vielen Jahren und in dieser Zeit haben sich viele „vagabundierende“ Mailboxen angesammelt. Das sind solche, die nach dem Austritt eines Mitglieds nicht beseitigt worden sind. Der Grund, warum sie nicht unmittelbar gelöscht werden, ist, dass unser Verwaltungsprogramm diesen Vorgang nicht direkt unterstützt und in der Füller der sonstigen Wartungsarbeiten blieb das Löschen nicht benötigter Mailboxen bisher auf der Strecke. Die Hürde ist, dass das alles mit viel langweiliger und oft auch fehleranfälliger Handarbeit verbunden ist.

Die Lösung waren Programme, die alle diese unbenutzten Mailboxen aufzeigten. Es kam uns zu Hilfe, dass die Adressen name{at}clubcomputer.at nur für aktive Clubmitglieder verwendet werden, abgesehen von Supportadressen wie buero{at}clubcomputer.at. Das Löschen selbst war dann rasch erledigt, und auch das trug ein wenig zu einer Leistungssteigerung bei und vielmehr noch zu einer höheren Sicherheit, denn jede dieser unbenutzten Mailboxen war ein potenzielles Angriffsziel für Spammer.

Prompt wurden bei dieser Aktion auch drei Mailboxen gelöscht, die noch von „vagabundierenden“ Mitgliedern benutzt wurden, also solchen, die die Mailbox immer noch benutzen, obwohl sie schon lange ausgetreten sind. Einen können wir wieder als neues Altmitglied begrüßen.

Arbeitsweise

Das Motto unserer „Säuberungsaktion“ ist etwa, dass natürlich alle Mails am Server gespeichert sein sollen, die in Verwendung sind, aber nicht mehr.

Es gibt sehr viele verschiedene Arbeitstechniken bei der Verwaltung seiner Postfächer.

• Webmail, über einen Client, beides
• ActiveSync, Exchange, POP oder IMAP
• jedes Postfach ein Konto oder
• alle Postfächer in ein Hauptpostfach weiterleiten.

Und je nach Arbeitsweise kann man dann die folgenden Vorschläge anwenden oder eben nicht. Wichtig ist die Frage, ob Deine Mailbox name{at}clubcomputer.at Deine Hauptmailbox ist oder Du sie nur als Login mit oder ohne Weiterleitung, mit oder ohne Speicherung benutzt.

Wie kann nun die Mailbox name{at}clubcomputer.at eingestellt sein?

• Als Login aber nicht als Mailbox benutzt: das sollte nicht sein, denn dann befinden sich viele Mails in der Box, die aber keinen Nutzen haben. Schreibe bitte eine Mail an buero{at}clubcomputer.at mit einer Mailadresse, an die wir dann in Zukunft alle diese Mails weiterleiten
• Als Login und gleichzeitig als persönliche Hauptmailbox benutzt, die entweder über Webmail oder einen Client abgefragt wird: alles OK, es ist nichts zu tun
• Als Login benutzt mit Weiterleitung an externe Adresse: bitte prüfen, ob die Mails in der Mailbox gespeichert bleiben und ob sich Mails in der Box befinden. Bitte die Speicherung abschalten und die Mails in der Box löschen. Wenn Du das nicht selbst machen willst, schreibe bitte eine Mail an buero{at}clubcomputer.at, wir erledigen das für Dich. 

Hier sind die möglichen Maßnahmen im Detail beschrieben:

Teilen

Was wir alle zur Leistungssteigerung beitragen können, ist einerseits das Aufteilen alles Mails auf mehrere Mailboxen. Das IMAP-Protokoll kann diese Mailboxen verwalten und sie befinden sich ebenso wie die Inbox (Posteingang) am Server in gleichnamigen Ordnern. Ein Hilfe für das Vorsortieren der Mails ist der Posteingangsassistent von Outlook, der die ankommenden Mails nach verschiedenen Kriterien wie Absenderadresse, Betreff usw. untersucht und bei Übereinstimmung die Mail gleich in den richtigen Ordner verschiebt und damit hilft, die Größe des Posteingangs klein zu halten.

Archivieren

Outlook unterstützt auch das automatische Archivieren älterer Mails. Alle Mails, die älter als zum Beispiel drei Monate sind, werden in einem lokalen Archivordner aufbewahrt. Allerdings sind dann diese Mails nicht mehr am Server verfügbar.

Löschen

Viele Clubmitglieder leiten die an die Club-E-Mail-Adresse @clubcomputer.at gesendeten Mails an eine andere Mailbox, zum Beispiel an @gmx.at weiter. In der Weboberfläche der Mailbox, die man unter https://mail.ccc.at erreicht, ist eingestellt, ob diese Mails am Club-Mailserver gespeichert bleiben oder ob unser Server einfach nur weiterleitet und keine Kopie der Mail speichert. Genau 111 Mitglieder haben ihre Mailbox so eingestellt, dass die Mails weitergeleitet werden und gleichzeitig eine Kopie der Mails am Server verbleibt. An diese Mitglieder richten wir die Bitte, dieses Speichern abzuschalten und die Mails am Server zu löschen. 

Wer sich die folgenden Schritte ersparen will, sendet eine Mail an buero{at}clubcomputer.at mit dem Text: „Bitte meine Mailbox name{at}clubomputer.at weiterleiten an xyz{at}domain.com

• Logge Dich auf https://mail.ccc.at ein (name{at}clubcomputer.at + PW)
• Kontrolliere die Einstellung für „Weiterleitung“
• „Optionen“ -> „Post“ -> „Umleitung“
  

Wenn Du auf dieser Seite nichts eingetragen siehst, dann gibt es keine Weiterleitung, alle Mails befinden sich auf unserem Server.

Wenn dort eine Weiterleitung (so wie im Bild oben) eingetragen hast, kontrolliere, ob „Behalten Sie eine Kopie in der Mailbox“ angekreuzt ist. Wenn Du diese Kopie nicht benötigst, entferne das Häkchen und klicke auf „Speichern“.

Danach lösche die nicht benötigten Mails im Posteingang

• gehe zu „E-Mail“ -> „Posteingang“.
  
• markiere mit der ersten Checkbox in der Titelzeile alle Mails und klicke auf das Papierkorbsymbol. Das kann bei vielen Mails eine Weile dauern.

Damit ist die Mailbox leer und alle einlangenden Mails werden an die im ersten Bild gespeicherte externe E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Bildquelle

• pixabay.com