(Pixabay)
Überblick
Was Wikipedia so weiß
Die oder das E-Mail ist zum einen ein System zur computerbasierten Verwaltung von briefähnlichen Nachrichten und deren Übertragung über Computernetzwerke, insbesondere über das Internet. Zum anderen werden auch die auf diesem elektronischen Weg übertragenen Nachrichten selbst als E-Mails bezeichnet.
E-Mail ist neben dem World Wide Web ein wichtiger Internetdienst, nicht zuletzt, weil es durch E-Mails möglich ist, Textnachrichten ebenso wie digitale Dokumente (also z. B. Grafiken oder Office-Dokumente) typischerweise in wenigen Sekunden rund um die Erde zu senden.
Im Gegensatz zu Telefon oder Internet Relay Chat, die gleichzeitige (synchrone) Kommunikation ermöglichen, ist die E-Mail – wie die Briefpost – ein asynchrones Kommunikationsmedium: Der Sender versendet seine Nachricht unabhängig davon, ob der Empfänger sie sofort entgegennehmen kann oder nicht.
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail
Wie dieser Artikel entstand
Ich wollte nur kurz etwas über E-Mails schreiben, da uferte das Thema ganz von selbst aus:
- Zuerst nur E-Mails, auf mehreren Endgeräten
Ein Freund offenbarte mir, dass er – wenn er am Smartphone nur schnell eine E-Mail schreiben oder beantworten wollte – „sich selbst“, also den Absender, in Cc: oder Bcc: hinzufügte, um diese E-Mail auch an allen Endgeräten verfügbar zu haben und nicht nur an dem, von dem er sie geschrieben und abgeschickt hatte. - Weiterleitung von E-Mails (besonders von name@clubcomputer.at an eine andere E-Mail-Adresse): „Diese Emailadresse guck ich nie…“ und das Mailbox-voll-Problem.
- Dann auch Kalender und Kontakte, die sollten dort (wie oben) auch verfügbar sein.
- Vor Jahren – als ich noch berufstätig war – war es bei mir schon so, dass ich nicht nur meinen privaten Kalender und den Firmenkalender auf einen Blick gemeinsam sehen wollte. Heutzutage wird es wohl in manchen Familien vielleicht auch noch einen Familienkalender geben. Und dann noch den Kalender das Fußballklubs oder einen für die Veranstaltungen eines Computerklubs 😊 und es wurden immer mehr.
Also wurde es mehr und dauerte länger.
Alles auf Basis von Windows 10 und Android 11.
Gemma’s also an.
Am Anfang war das Wort
Plaintext
Die ersten E-Mails konnten nur reinen unformatierten Text (Plaintext, reiner Text), zunächst sogar nur im ASCII Zeichensatz (7-Bit), enthalten (https://de.wikipedia.org/wiki/Zeichensatz). E-Mails in diesem oder einem später nachfolgendem benötigen den geringsten Platz.
Richtext
Microsoft hat das Outlook Rich Text Format (RTF) 1987 eingeführt und auch in E-Mails verfügbar gemacht. Ich habe es vor Ewigkeiten in meinem Berufsleben kennengelernt. Es war das erste mir bekannte E-Mail-Format, das Zeichenformatierung unterstützte.
HTML
Bald darauf begann sich das HTML-Format durchzusetzen. Es unterstützte (nahezu) alles, was auch eine HTML-Seite darstellen kann: formatierten Text, Tabellen, (inline) Bilder, etc. und ist heute das am weitesten verbreitete Format. Es benötigt allerdings den mit Abstand meisten Platz und somit Übertragungsbandbreite.
Schadsoftware in HTML E-Mails
Mit diesem Format entstand auch eine Reihe von Problemen mit im HTML-Code eingebetteter Schadsoftware (wegen Sicherheitslücken in den HTML-Rendering-Engines von E-Mail-Programmen).
Deshalb wurde die Darstellung von HTML Mails im E-Mail Client bald darauf nur wesentlich restriktiver unterstützt als in einem Webbrowser, der Schadsoftware (Skripte) ausführen könnte und ggf. auch würde.
Die Gefahr von Schadsoftware im HTML Code ist nach wie vor vorhanden.
Anhang
Sehr bald nach den ersten E-Mails konnten neben Text auch Dateien übertragen werden, als sogenannte Anhänge. Bei Dateien, die angehängt werden können, gibt es meines Wissens nur Einschränkungen hinsichtlich der Größe (Clients und Mailboxen können hier Einschränkungen verhängen) und einige wenige hinsichtlich der Dateiformate, die z.B. EXE und COM betreffen: die können entweder gar nicht angehängt oder aber nicht geöffnet werden.
Schadsoftware in Anhängen
Der Loveletter-Virus war vor Zeiten ein sehr stark und weit verbreiteter Virus. Der gefährliche Anhang (Liebesbrief) wurde von zunächst noch unbedarften Personen massenhaft angeklickt/geöffnet, was in Unternehmen und im Privatbereich zu erheblichen Problemen mit verseuchten Computern führte.
Die Gefahr von Schadsoftware in Anhängen ist nach wie vor groß.
Organisation
„Unterwegs“
Der Weg einer typischen E-Mail (Prinzip)
In einem typischen Fall nimmt eine E-Mail den folgenden Weg von einem Absender durch das Internet zu einem Adressaten.
- Anja schreibt auf ihrem Laptop in ihrem E-Mail-Programm eine E-Mail an Bertram.
- Das E-Mail-Programm auf Anjas Laptop sendet die Nachricht über das häusliche W-LAN und über Anjas Internetdienstanbieter an den Mailserver von Anjas E-Mail-Provider „ArKom“.
- Der Mailserver von „ArKom“ schickt die E-Mail über das Internet (und u. U. viele weitere Server) an den Mailserver von Bertrams E-Mail-Provider „HeissBrief“.
- Der Mailserver von „HeissBrief“ speichert die eingehende E-Mail von Anja in Bertrams E-Mail-Postfach.
- Das E-Mail-Programm auf Bertrams Smartphone ruft regelmäßig über UMTS und Bertrams Telekommunikationsanbieter das E-Mail-Postfach bei „HeissBrief“ ab. Sobald es die E-Mail von Anja dort findet, lädt es sie herunter auf Bertrams Smartphone.
- Sobald Bertram die neue E-Mail im Posteingang seines E-Mail-Programms entdeckt, öffnet und liest er sie.
Besonderheiten: Oftmals wird es sich bei Anjas Internetdienstanbieter und Anjas E-Mail-Provider um ein und dasselbe Unternehmen handeln. Wenn Anja und Bertram ihre E-Mail-Konten beim selben E-Mail-Anbieter haben, entfällt Schritt 3.
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail
Die Mailbox (E-Mail-Postfach)
Die Mailbox – das E-Mail-Postfach – kann je nach E-Mail-Provider unterschiedliche und unterschiedlich viele Elemente/Teile enthalten:
- E-Mail-Verzeichnis Posteingang / Inbox
- E-Mail-Verzeichnis Gelöscht
- E-Mail-Verzeichnis Gesendet
- E-Mail-Verzeichnis Entwürfe/Drafts
- E-Mail-Verzeichnis Junk E-Mail / Spamverdacht
- Kalender
- Aufgaben / Tasks
- Adressbuch
- und andere mehr
Die fett dargestellten sind das absolute Minimum.
Außerdem können (oft) Mailbox-Verzeichnisse (Synonyme: Ordner, Folder) selbst hinzugefügt und benannt werden. Solche Verzeichnisse können entweder nur lokal im E-Mail-Client oder in der Mailbox über Webmail definiert werden. Mailbox-Verzeichnisse können zwischen E-Mail-Client und Mailbox synchronisiert werden (IMAP). Eine voreingestellte Auswahl, welche E-Mail-Verzeichnisse synchronisiert werden, sorgt für die grundlegende Funktion, weitere können gegebenenfalls der Auswahl hinzugefügt oder aus ihr entfernt werden (Bilder: Thunderbird “Abonnieren” und Outlook “IMAP Folders”; die Mail App hat keine Auswahl).
Thunderbird “Abonnieren”
Outlook “IMAP Folders All”
Outlook “IMAP Folders Subscribed”
Die Mail App zeigt in der Ordner-Liste immer alle Verzeichnisse (Ordner) – mit Struktur – an; es gibt keine Auswahl. Favoriten (*) werden in der linken (blauen) Leiste angezeigt, man kann sie hinzufügen und entfernen.
Am Endgerät
Am Endgerät sind
- im E-Mail-Client
- die standardmäßig verfügbaren E-Mail-Verzeichnisse vorhanden (POP3, SMTP)
- die synchronisierten E-Mail-Verzeichnisse vorhanden (IMAP)
- im Browser (Webmail)
- alle E-Mail-Verzeichnisse der Mailbox zu sehen
Mehrere E-Mails lesen / weiterleiten
Jede E-Mail-Adresse separat lesen
Ich persönlich bevorzuge die Methode, alle E-Mails in ihrer eigenen Mailbox zu lesen oder mittels E-Mail Client aus dieser löschend auszulesen, also keine Kopie am Server (also in der Mailbox) zu behalten. Das ist meines Erachtens am sichersten.
E-Mails weiterleiten und Mailbox voll (Quota exceeded)
Hat man zwei oder mehr E-Mail-Adressen und will alle in nur einer Mailbox lesen oder aus dieser mittels E-Mail Client aus dieser (löschend) auszulesen, dann kann man eine Weiterleitung an diese andere E-Mail-Adresse einrichten. Die anderen leitet man an diese eine weiter – sie werden in diese Mailbox transferiert, aber nicht im Sinne von Weiterleiten/Forward, denn die originale E-Mail (mit originalem Absender und Empfänger) bleibt erhalten.
Dabei ist Vorsicht geboten: weitergeleitete E-Mails sollten nach Weiterleitung unbedingt und automatisch aus der Original-Mailbox gelöscht werden, weil diese sonst überzulaufen droht und keine weiteren E-Mails mehr empfangen kann.
Outlook (outlook.live.com)
GMX (Webmail)
Darstellung im Client
In manchen Clients kann man die Darstellung der Ordner verschiedener Mailboxen unterschiedlich gestalten:
- jede Mailbox individuell mit ihren Foldern (das ist zumeist die Voreinstellung / default)
- die Mailboxen verknüpfen oder gruppieren und die Folder gemeinsam auflisten
Mail kann Posteingänge verknüpfen – So wird dieser Befehl / die Funktion genannt [in Wahrheit, so scheint mir, werden die Mailboxen mit all ihren Ordnern „verknüpft“=zusammengefasst dargestellt; verifiziert mit Gesendet]. Man muss dann bei jeder E-Mail, egal in welchem Ordner, einzeln überprüfen, aus welcher Mailbox sie stammt – meines Erachtens eine umständliche und sehr unübersichtliche Angelegenheit.
Mail Einstellungen | Konten verwalten | Posteingänge verknüpfen:
Mail – Posteingängte verknüpfen
In Thunderbird kann man die Ansicht der Ordner gruppieren (https://www.tippscout.de/thunderbird-posteingaenge-zusammenlegen.html), was meines Erachtens die Übersichtlichkeit nicht erhöht, sondern nur ändert.
Der Outlook Desktop Client kann das alles nicht, man könnte sich aber mit einem Custom Search Folder behelfen (https://www.laptopmag.com/articles/set-up-universal-inbox-outlook). Ich bin dem nicht weiter nachgegangen.
Kalender und Kontakte
Viele Mailboxen enthalten auch einen Kalender und Kontakte, die jedenfalls im Browser (Webmail) gesehen und bearbeitet werden können.
Auf PC/Notebook (ich kann nur zu Windows etwas sagen) hängt die Verfügbarkeit eines Kalender und der Kontakte sehr vom verfügbaren Client ab.
Outlook Desktop Client
Der Outlook Desktop Client zum Beispiel kann viele Elemente einer Mailbox synchronisieren, aber meines Wissens im Wesentlichen nur mit einer Exchange Server Mailbox. Hier sind sowohl Kalender als auch Kontakte synchronisiert verfügbar.
MailEnable
Eine MailEnable Mailbox enthält zwar sowohl einen Kalender als auch Kontakte, die in Webmail verfügbar sind.
Zur Synchronisierung des Kalenders mit einem Client wird aber nur Exchange ActiveSync (EAS) unterstützt. Das ist ein lizenzpflichtiges Protokoll zur Synchronisation mobiler Endgeräte (https://de.wikipedia.org/wiki/Exchange_ActiveSync), das nur von wenigen Clients korrekt implementiert wurde (Stand von vor ein paar Jahren).
Mit der Synchronisation der Kontakte mit einem Client habe ich mich nicht befasst und kann nichts dazu sagen.
Ich persönlich habe nach einer anfänglichen länger dauernden Versuchsphase (Test, ob EAS für ClubComputer Mitglieder zu empfehlen ist, …) das Vorhaben abgebrochen und das Handtuch geworfen; es gab zu viele Probleme.
Ich verwende MailEnable nun nur für Club-bezogene E-Mails und das mit IMAP und SMTP. Für den Kalender und die Kontakte verwende ich eine Exchange Mailbox, die auch einen E-Mail-Account führt.
Kalender und Kontakte (Google)
Der Kalender und die Kontakte sind unter Windows jedenfalls mal im Browser verfügbar. Vermutlich ist das unter MacOS auch so.
Im Thunderbird habe ich heute (!!) erstmals versucht, neben E-Mail auch (sowieso, kommt ja mit bei IMAP) Kalender und Kontakte/Adressen erfolgreich einzubinden.
Für die mobilen Endgeräte unter Android und iOS
- ist der Google Kalender in der Kalender App verfügbar
- sind die Kontakte in der Kontakte App und integriert in der Gmail App verfügbar
Übertragungsprotokolle
POP3
Dies ist ein ziemlich veraltetes Protokoll und sollte nicht mehr verwendet werden, obwohl es noch immer unterstützt wird. Stattdessen sollte IMAP verwendet werden, das gegenüber POP3 wesentliche Vorteile hat (Verzeichnisse, Synchronisation).
IMAP
IMAP erlaubt, in einer Mailbox benutzerdefinierte Verzeichnisse einzurichten und alle Verzeichnisse einer Mailbox mit mehreren E-Mail-Clients (auf verschiedenen Endgeräten) zu synchronisieren.
- Hat man auf einem Gerät eine E-Mail bereits gelesen, so ist sie auf allen Endgeräten „gelesen“.
- Hat man auf einem Gerät eine E-Mail gelöscht, so ist sie auf allen Endgeräten gelöscht und nicht mehr zu sehen.
- Hat man von einem Gerät eine E-Mail versendet und ist diese E-Mail bereits in Sent Items eingetragen, so ist scheint sie auf allen Endgeräten im den dortigen Sent Items Verzeichnissen auf
IMAP ist also das bevorzugte Protokoll, wenn mehrere Endgeräte im Spiel sind.
Exchange ActiveSync (EAS)
Exchange ActiveSync wurde von Microsoft zur Synchronisation mobiler Endgeräte entwickelt und spielt heute kaum mehr eine Rolle; IMAP hat das Rennen gemacht.
Exchange
Exchange ist das Standard-Protokoll, wenn die Mailbox auf einem Exchange Server liegt (oder ein Mail-Server das Exchange Protokoll unterstützt, was eher selten der Fall ist).
Unterstützt werden:
- E-Mails
- Verzeichnisse
- Kalender
- Einige Exchange-spezifische Dinge, die im Privaten kaum eine Rolle spielen
Es ist das umfassendste Protokoll, setzt im Allgemeinen aber ein kostenpflichtiges Exchange Konto voraus.
SMTP
SMTP ist das Standard-Protokoll für den Versand von E-Mails.
Weiterleitung
Die Weiterleitung wird gelegentlich bis häufig eingerichtet und genutzt, wenn man zwar zwei oder mehr E-Mail-Adressen hat, aber alle aus nur einer Mailbox lesen will.
Häufig wird die E-Mail-Adresse name@clubcomputer.at an eine andere E-Mail-Adresse weitergeleitet. Dies geschieht in MailEnable (https://mail.ccc.at), und zwar in den E-Mail Optionen:
In der Checkbox bitte – außer in besonders begründeten Fällen – bitte kein Häkchen setzen, also unbedingt leer lassen. Die Mailbox würde bei gesetztem Häkchen nämlich, wenn sie nicht trotz Weiterleitung regelmäßig ausgelesen würde, überlaufen (Mailbox voll / Quota exceeded). Nachfolgend einlangende E-Mails können dann nicht empfangen und somit auch nicht weitergeleitet werden. Dieser Fehler tritt ziemlich häufig auf, wenn der ClubComputer Newsletter mit dieser E-Mail-Adresse abonniert wurde. Das ClubComputer Mitglied bemerkt diesen Fehler möglicherweise nur, weil an der anderen E-Mail-Adresse keine Newsletter mehr eintreffen.
Zugriff auf E-Mails/Kalender – Lesen und Bearbeiten
Zum Schreiben, zum Versand, zum Empfang und zum Lesen von E-Mails gibt es zwei Möglichkeiten (Benutzerschnittstellen).
E-Mail-Programm
Zur Nutzung von E-Mail kann ein E-Mail-Programm, auch E-Mail-Client oder Mail-User-Agent (MUA) genannt, verwendet werden. Ein solches Programm ist lokal auf dem Computer des Benutzers installiert und kommuniziert mit einem oder mehreren E-Mail-Postfächern.
Webmail
Alternativ kann man via Webmail auf seine E-Mail zugreifen. Hierbei verwaltet der Benutzer seine E-Mails in seinem Web-Browser. Ermöglicht wird dies durch eine Webanwendung auf dem Webserver des E-Mail-Anbieters, die ihrerseits auf das E-Mail-Postfach auf dem Webserver zugreift.
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail
(Abwechselnder) Zugriff über verschiedene Endgeräte
Sollen mehrere Endgeräte abwechselnd verwendet werden, ist für ein sicheres und problemloses Arbeiten zu empfehlen:
- Arbeiten im Browser
- Arbeiten in E-Mail Clients (Kalender) mit IMAP
- Arbeiten in Smartphone und Tablet Apps mit IMAP
Browser – WebMail
Die Beispiele für Verzeichnisse (Folder) weiter oben sind den jeweiligen Webmail-Darstellungen entnommen:
- ClubComputer E-Mail (MailEnable)
- Outlook (outlook.live.com)
- Outlook (outlook.office.com)
- GMX (Webmail)
- Google (Webmail)
- Magenta (Webmail)
E-Mail und Kalender Client
Beispiele für Windows
Beispiele für MacOS
Damit kenne ich mich nicht aus – wer immer mag, kann hier beitragen und ergänzen.
Beispiele für Android
Beispiele für iOS
Damit kenne ich mich nicht aus – wer immer mag, kann hier beitragen und ergänzen.
Die Einrichtung der E-Mail-Konten
Die Einrichtung der E-Mail-Konten in E-Mail Clients war immer schon eine wenig begeisternde Angelegenheit. Es gibt eine Reihe von Einstellungen, die wir im Folgenden summarisch anführen werden, die sich bei einzelnen Providern /Mailboxen außerdem auch im Laufe der Zeit geändert haben: einmal gewusst/geschafft war u.U. keine Garantie für die Zukunft: so worden beispielsweise die Server Adressen, die Verschlüsselungsmethode und somit auch die Ports on the fly geändert (war so der Fall bei GMX), was zu Problemen und wenig Freude bei den Anwendern geführt hatte.
Automatismen
Die Einstellungen sind mitunter diffizil und man war – und ist gelegentlich immer noch – darauf angewiesen, zu probieren. Die Hersteller der Clients haben daher unterschiedliche Versuche unternommen, den Vorgang der Einrichtung besser zu unterstützen, was im Laufe der Zeit auch immer besser gelang:
Autodiscover for Exchange
Dieser Dienst war meines Wissens einer der Ersten, der verfügbar wurde:
The Exchange Autodiscover service provides an easy way for your client application to configure itself with minimal user input. Most users know their email address and password, and with those two pieces of information, you can retrieve all the other details you need to get up and running.
Die Algorithmen, die dahinterstecken, basieren auf Annahmen, die nicht immer zutreffen und daher funktioniert die Sache manchmal und manchmal auch nicht. Eine Annahme war oder ist noch immer, dass der Server Name, der in der E-Mail-Adresse kodiert ist, mit den POP3/IMAP/SMTP Servern übereinstimmt, was mitunter nicht der Falle ist (zum Beispiel GMX, clubcomputer.at).
Thunderbird
Thunderbird nutzt die in der Mozilla ISP-Datenbank gespeicherten Settings, um den Vorgang zu automatisieren. Wie man dort einen Eintrag vornehmen lassen kann, ist mir allerdings nicht bekannt (es gibt Hinweise/Links dazu im Netz, die sind aber nicht mehr auffindbar).
https://support.mozilla.org/de/kb/automatisch-konto-konfigurieren
https://www.wintotal.de/tipp/thunderbird-einrichten/
Outlook Desktop Client
Beispiel GMX
Man kann natürlich das ausführliche manuelle Setup wählen. Tut man das nicht und klickt gleich Connect, so führt das, wenn nicht gleich zu einem Erfolg, zum Advanced Setup:
Natürlich stehen hier nur Microsoft genehme Auswahlen zur Verfügung, weswegen man in vielen Fällen (GMX, Gmail, ClubComputer, …) dann wohl IMAP wählen wird/muss und landet somit beim Manual Setup:
Beispiel Gmail
Führte gleich zum Erfolg:
Mail App
Einstellungen | Konten verwalten | Konto hinzufügen:
Nachfolgend die Auswahlen:
- Anderes Konto IMAP (Beispiel ClubComputer)
- Google (Beispiel Gmail)
Beispiel ClubComputer (nur alles „zu Fuß“ möglich, nix automatisch)
Beispiel Gmail (Google)
Einstellparameter
ClubComputer E-Mail
- IMAP4: Server: i4.ccc.at, Port: 993, SSL
- SMTP: Server: sm.ccc.at, Port: 587, STARTTLS
- Webmail: https://mail.ccc.at
(Anmelden mit name{at}clubcomputer.at)
https://clubcomputer.at/2018/02/06/mailbox-konfiguration-ii/
GMX
Zunächst muss man auf GMX in den E-Mail Einstellungen IMAP aktivieren:
- IMAP4: Server: imap.gmx.net, Port: 993, SSL/TLS
- SMTP: Server: mail.gmx.net, Port: 465, SSL/TLS
- Webmail: https://gmx.at
Magenta (Chello)
- IMAP4: Server: mail.mymagenta.at, Port: 993, SSL/TLS
- SMTP: Server: mail.mymagenta.at, Port: 465, SSL/TLS
- Webmail: https://webmail.mymagenta.at/appsuite/signin
Gmail
Google Mail (Gmail) ist unter Windows natürlich im Browser aber auch in E-Mail Clients verfügbar. Vermutlich ist das unter MacOS auch so.
Gmail lässt sich mittels IMAP (oder dem veralteten POP3, ist nicht zu empfehlen) und SMTP in E-Mail Clients einbinden (https://praxistipps.chip.de/gmail-posteingangsserver-und-postausgangsserver-einrichten_49178):
Beispiel Thunderbird
Ich habe in meinem Thunderbird E-Mail Client (Windows) versuchsweise den IMAP-Zugang zu meinem Gmail Postfach eingerichtet. Es empfiehlt sich, dies nach Eingabe der nötigen Eingaben (Name, E-Mail-Adresse und Passwort) Thunderbird selbst machen zu lassen; der sucht nämlich im Netz die nötigen Einstellungen und sagt, wo er sie gefunden und entnommen hat.
In einer Demo für hier habe ich die frei erfundene E-Mail-Adresse barbara@gmail.com eingetragen, hier das Ergebnis:
Das Konto war dann sofort ohne Nachbesserungen problemlos verwendbar.
Beispiel Outlook Desktop Client
Geht sehr einfach – Datei/File klicken und …
Archivierung
Wo werden die E-Mails gespeichert?
- Thunderbird: C:\Users\<deinname>\\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles
- Mail App: C:\Benutzer\<deinname>\AppData\Local\Comms
- Outlook: siehe Data Files
In der Mailbox am Server
Wenn man E-Mails nur eine verhältnismäßig kurze Zeitspanne benötigt und sie danach nicht vermissen wird, würde es vielfach genügen, die E-Mails in der Mailbox auf dem Server zu belassen. Dazu kann man einen Archiv-Verzeichnisse/Ordner anlegen und sie vielleicht – bescheiden – mit Unterverzeichnissen strukturieren (siehe auch die Abschnitte „Unterwegs“ und Die Mailbox | E-Mail).
Jedenfalls muss der Server dem Konto genügend Platz zur Verfügung stellen. Reicht er nicht aus, kann man u.U. durch Einwurf von Münzen und Scheinen mehr Platz erhalten.
Irgendwann wird dem aber auch ein Ende gesetzt sein und man will sich nach anderen Möglichkeiten umsehen.
Jeder E-Mail Provider wird sorgsam vorgehen und Backups anlegen, damit die Daten/E-Mails nicht verloren gehen. Gelegentlich mag nicht ausreichend viel Vertrauen vorhanden sein und man sucht nach Möglichkeiten, die Daten/E-Mails und/oder Backups von diesen auf den eigenen Geräten (NAS; HDD, …) zu speichern.
Da gibt es mehrere Möglichkeiten – unabhängig davon, ob und welche Verzeichnisse mit dem Server synchronisiert werden oder nicht: werden alle Verzeichnisse synchronisiert, wird natürlich entsprechend Platz auf dem Server benötigt.
Wenn für die lokale Speicherung die Systempartition (z.B. im Benutzerprofil) verwendet wird und sehr viel Platz benötigt und die Systempartition eventuell nicht genug Platz hat, kann es leicht zu einem Engpass führen, der die Funktion des PC gravierend beeinträchtigen kann.
Thunderbird
Thunderbird speichert E-Mails lokal auf der HDD, und zwar im eigenen Benutzerprofil (roaming):
- Einerseits sind das die E-Mails in den synchronisierten Konten
- Andererseits können in Lokale Ordner zusätzliche Ordner angelegt werden, im Beispiel Archiv mit Unterordnern. Lokale Ordner werden nicht synchronisiert. Sie liegen ja nicht in der Mailbox, sondern lokal auf nur dem einen Endgerät, auf dem sie angelegt wurden.
Man kann die Dateien (Benutzerprofil) ins (häufige, falls es mehrere Zyklen gibt) regelmäßige Backup einbinden. Das ist besonders dann zu empfehlen, wenn lokale Ordner für eine Langzeit-Archivierung genutzt werden.
Mail App
Mail speichert E-Mails lokal auf der HDD, und zwar im eigenen Benutzerprofil (local):
- Einerseits sind das die E-Mails in den synchronisierten Konten
- Andererseits können zusätzliche Ordner angelegt werden (Ordner auswählen und in der nun „ausgeklappten“ Ordneransicht „+“ wählen [rot markiert]), im Beispiel Archiv mit Unterordnern (sie können mit Zu den Favoriten hinzufügen auch im linken blauen Bereich angezeigt werden [grün markiert]). Lokale Ordner werden nicht synchronisiert. Sie liegen ja nicht in der Mailbox, sondern lokal auf nur dem einen Endgerät, auf dem sie angelegt wurden.
Man kann die Dateien (Benutzerprofil) ins (häufige, falls es mehrere Zyklen gibt) regelmäßige Backup einbinden. Das ist besonders dann zu empfehlen, wenn lokale Ordner für eine Langzeit-Archivierung genutzt werden.
Die Outlook Data Files (PST) der Outlook Desktop App
Outlook kann E-Mails und anderes in PST-Dateien (=> Data Files) speichern. Sinnvollerweise wird man zwecks Übersichtlichkeit und Ordnung eine Verzeichnisstruktur anlegen. Diese Verzeichnisse können wir alle anderen E-Mail-Verzeichnisse genutzt werden.
Outlook legt PST-Dateien lokal auf der HDD an, und zwar im eigenen Benutzerprofil (local), wenn man nicht aufpasst und das verhindert. PST-Dateien können auch in einer anderen Partition (auch auf einem NAS) gespeichert werden.
PST-Dateien sind unabhängig von den Mailbox und benötigen daher keinen Platz am Server. Sie liegen auf den eigenen Speichern (NAS, HDD, …) und können auch etliche GB groß werden. Es empfiehlt sich, sie ins (häufige, falls es mehrere Zyklen gibt) regelmäßige Backup einzubinden. Sie können mit Passwort (naja, leicht zu knacken, soweit ich weiß) gesichert und auch auf einen anderen Computer transferiert und dort in Outlook eingebunden werden.
Es gab eine Zeit, da beliebte Outlook sehr zur Freude der Anwender PST-Dateien gelegentlich selbst zu zerstören. Aus dieser Zeit stammen Tools wie Repair Outlook Data Files (.pst and .ost), das Inbox Repair Tool. Man findet in der Outlook Hilfe mit Suche nach „PST“ Information dazu.
Siehe auch Repair Outlook Data Files (.pst and .ost) – Microsoft Support.
Seit einigen Jahren habe ich diesbezüglich aber keine Probleme mehr erlebt.
MailStore
Kostenlose E-Mail-Archivierung für private Anwender
https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-home/
MailStore kann E-Mails von verschiedenen Quellen archivieren (importieren):
MailStore kann E-Mails aus dem eigenen Archiv E-Mails in verschiedene Ziele exportieren:
Ich habe den MailStore Storage auf eine Datenpartition gelegt:
Alle Dateien an diesem Ort sind für menschliche Augen nicht lesbar und – von MailStore abgesehen – vermutlich nicht weiter nutzbar.
Ich habe mit MailStore noch keine Erfahrungen gesammelt, möchte das Programm aber künftig testen und dann verwenden, falls es sich bewährt.
Hinweis
Im Jahr 2016 wurden 3 Clubabende zum Thema E-Mail Client veranstaltet:
2016.02.02 Clubabend Outlook I
2016.02.15 Clubabend Outlook II
2016.04.21 Clubabend Thunderbird
Für Clubmitglieder wie immer zu finden auf
https://drive.ccc.at unter clubintern/@clubcomputer/Bildarchiv/2016
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