Mail mit großem Anhang

Anlass: Durch eine Rückmeldung von Hans haben wir herausgefunden, dass unser Server Mailenable kleinere Anhänge erlaubt als Google. Wir haben daher die Größe des erlaubten Anhangs von bisher 10 MB auf 25 MB erhöht. Wir wollen mit diesem Beitrag anregen, bei Austausch großer Dateien statt dem Versand mit Mail, diese Dateien besser auf einem Cloud-Space zu speichern.

Details

Wir müssen uns veranschaulichen, dass Mail ein Dienst ist, der auch von ganz einfachen Clients verarbeitet werden kann.  Damit auch eingebettete Bilder (HTML-Mail) und Anhänge verarbeitet werden können, werden diese Dateien in Text kodiert und in der Mail eingebettet.

Zeichensatz

Einfache und ältere Mail-Server/Clients arbeiten mit einem 7-Bit-ASCII-Zeichensatz, modernere Server erlauben auch einen vollen 8-Bit-Zeichensatz. Vom Lesen von Mails als Text wissen wir, dass alle Zeichen aus dem erweiterten Zeichensatzbereich als „quoted-printable“ dargestellt werden, damit sie auch über einen 7-Bit-Kanal übertragen werden können. Jedes Zeichen des ASCII-Zeichenraums wird so dargestellt wie es ist (Ausnahme ‚=‘-Zeichen) und alle anderen Zeichen werden als der jeweilige Hexwert mit vorangestelltem ‚=‘-Zeichen dargestellt.

Zeichen â
Hexwert C3A2
quoted-printable =C3=A2

Beispiel für einen Text in einer Mail

Für Rückfragen stehen wir natürlich gerne zur Verfügung.

eingebettet in der Mail:

F=C3=BCr R=C3=BCckfragen stehen wir nat=C3=BCrlich gerne zur Verf=C3=BCgung.

Das Zeichen 'ü' wird als =C3=BC kodiert.

Bilder und Anhänge werden bei Versand mit Mail größer

Da es sich beim Mailversand um einen Kanal handelt, der ausschließlich aus Textzeichen besteht, muss man eingebettete Binärdateien als Text kodieren. Das geschieht in der Regel mit der base64-Kodierung, die die zu sendende Binärdatei um den Faktor 4/3 vergrößert. Diese Einbettung erfolgt als eine so genannte Multipart-Message, bei der die verschiedenen Teile durch einige Bindestriche voneinander getrennt sind. Dazu kommt ein Header, der den MIME-Type (hier application/pdf), den Dateinamen (hier Invoice-3939.pdf), die Kodierung (hier base64) und die Art (hier attachment) angibt. Dann folgt nach einer Leerzeile der base64-Kode.

------=_NextPart_000_00F3_01D2345E.284B0120
Content-Type: application/pdf;
    name="Invoice-3939.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64
Content-Disposition: attachment;
    filename="Invoice-3939.pdf"

JVBERi0xLjcKJeLjz9MKNiAwIG9iago8PCAvVHlwZSAvUGFnZSAvUGFyZW50IDEgMCBSIC9MYXN0
...

Drei Binärzeichen aus der Originaldatei Invoice-3939.pdf werden in vier ASCI-Zeichen umgewandelt, indem aufeinander folgende 6 Bit aus den aneinandergereihten 3 Bytes des Originalkodes ein Zeichen bilden, zu dem dann noch 64 dazugezählt wird, damit das Zeichen druckbar wird. Daher der Name base64. Wenn wir diesen Vorgang nun für das obige Beispiel umdrehen, passiert folgendes:

Spalten: (1) kodiertes Zeichen, (2) Hexwert, (3) Dezimalwert, (4) Dezimalwert-64. (5) (Dezimalwert-64)₂:

1  2  3   4    5
J 4A 074 10 001010
V 56 086 22 010110
B 42 066 02 000010
E 45 069 05 000101

  'J'    'V'    'B'    'E'
001010 010110 000010 000101   <- aneinandergereihten Binärwerte

001010 01.0110 0000.10 000101 <- gruppiert in je 8 Bit

00101001 01100000 10000101
   29       60       85       <- Ergebnis in Hex-Schreibweise

Die Zeichenfolge JVBE in der base64-kodierte .pdf-Datei ergibt die drei Bytes 0x29, 0x60 und 0x85.

Größenbeschränkung

Mailserver beschränken die erlaubte Größe von Mails sowohl beim Senden als auch beim Empfang. Das muss sein, denn heutzutage bleiben alle Mails am Server gespeichert und man muss mit dem verfügbaren Speicherplatz haushalten. Sehr oft sind 10 MB am Server voreingestellt, Google erlaubt 25 MB. Auch beim Server von ClubComputer (Mailenable, mail.ccc.at) waren 10 MB voreingestellt. Da es aber seht viele Kontakte mit Gmail-Adressaten gibt, haben wir diese Größe heute auf 25 MB angehoben

Man muss aber bedenken, dass Mails auch noch Zwischenstationen passieren und es kann daher sein, dass trotz der gemeinsamen Einstellung von 25 MB am Empfänger und Sender eine große Mail dennoch nicht zugestellt werden kann.

Wir müssen aber bedenken, dass die Mailserver hier an eine Grenze stoßen, denn für die Lagerung so großer Datenmengen sind sie langfristig nicht eingerichtet.

Hinauflizitieren

Im Zeichen der immer größer werdenden Bilder unserer Fotoapparate wird auch der Anhang, der zu transportieren ist, immer größer. Daher müsste man dieses Größenlimit fast jährlich hinaufsetzen. Das passiert aber nicht, weil die großen Mailanbieter bei sehr großen Anhängen, die also dieses Limit übersteigen würden, den Anhang in den jeweils assoziierten Cloud-Space speichern und in der versendeten Mail nur einen Link darauf eintragen. Das kann man bei Gmail leicht probieren, indem man Bilder anhängt, die diese 25 MB übersteigen. Dann startet ein Dialog, der die Speicherung des Anhangs im Google-Drive vorschlägt.

Diesen Mechanismus können wir bei ClubComputer nicht anbieten, aber man kann diese Vorgangsweise leicht selbst händisch durchführen.

Der große Anhang bei Versand mit einer Mail bleibt am Mailserver gespeichert, steht aber dort nur dem Eigentümer zur Verfügung. Jeder andere Empfänger benötigt denselben Mail-Space für diese Datei und erhält immer nur eine Kopie. Speichert man aber den Anhang auf dem Cloud-Space, steht diese Datei praktisch beliebig vielen Empfängern zur Verfügung, die ihn dort abholen können und wenn es Veränderungen gibt erspart man sich auch dabei das Versenden voluminöser Mails.

Aber natürlich muss man sich diese Publikationstechnik mit dem Cloudspeicher aneignen.

Beispiel

Wir Ihr wisst. besuche ich alle Veranstaltungen von Rapid und nicht immer ist ein professioneller Fotograf vor Ort. Und manchmal kann ich dann mit meinen Amateur-Fotos aushelfen. Ein Bild hat aber im Original fast schon 10 MB und das kann man dann mit einer Mail natürlich nicht mehr übertragen. Ich lege daher diese Bilder entweder als Bild oder gezippt in einem Archiv (zum Beispiel)  in meinem öffentlichen OneDrive am Desktop ab. Der OneDrive-Treiber übernimmt den Upload automatisch. Und da meine Bild-Partner die Adresse ohnehin kennen, muss ich ihnen nur sagen: „Die Bilder sind auf meinem OneDrive.“

Das folgende Bild zeigt drei ZIP-Archive „rapidlauf2014.zip, rapidlauf2015.zip und rapidlauf2016.zip sowie vier Bilder vom letzten Heimspiel gegen Mattersburg, das leider nicht gewonnen wurde. Ich dürfte aber der einzige gewesen sein, der die Schlussbesprechnung der Mannschaft mit dem Trainerteam auf einem Bild festgehalten hat und daher wurde es auch von der Pressestelle von Rapid angefordert.

Dieses Bild zeigt die Situation auf meinem öffentlichen OneDrive. Das Hintergrundbild ist die Browseransicht, die jeder sehen kann. Das rot eingerahmte Bildschirmbild rechts ist vom Explorer auf meinem PC. Die Inhalte sind identisch. Immer, wenn man eine neue Datei in diesen OneDrive-Ordner am PC speichert, wird sie ohne Verzögerung automatisch in die Cloud übertragen und erscheint danach auch in der Browseransicht und steht jedem zur Verfügung, der den Link kennt.

Dasselbe gilt aber auch für das Löschen einer Datei. Wenn man am Desktop eine Datei löscht, verschwindet sie in der Cloud ebenfalls. Sie wird dort aber einen Monat lang im Papierkorb aufbewahrt und kann bei versehentlichem Löschen von dort wiederhergestellt werden.

Diese Synchronisation funktioniert mit allen verbundenen Clients (mehrere PCs, Tablets, Handys). Und sie funktioniert auch auf beliebigen Arbeitplätzen. Wäre man also unterwegs auf einem fremden PC, kann man sich dort über den Browser mit dem eigenen OneDrive verbinden und Bilder oder andere Dateien von dem fremden PC in den OneDrive ziehen (siehe rot markierten Hinweis am unteren Bildrand).

Der Link zu meinem öffentlichen OneDrive-Ordner ist https://1drv.ms/f/s!AikZwmy7gTLqfqimuy1LZl0rvhs

Achtung: wenn Ihr auf den Link klickt, kann sich seit diesem Screenshot natürlich wieder etwas geändert haben; etwa lösche ich die Bilder von Zeit zu Zeit wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Alternative cc-drive

Ich verwende OneDrive für meine persönlichen Dateien und unseren cc-drive für Dateien von ClubComputer. Wer es also nicht möchte, dass seine Dateien auf Microsoft-Servern gespeichert sind, kann statt des OneDrive genauso gut unsere OwnCloud-Lösung, den cc-drive (https://drive.ccc.at) verwenden.

Ein großer Vorteil unseres cc-drive ist, dass man einem generierten Link ein Ablaufdatum verpassen kann. Damit muss man sich nicht daran erinnern, dass man den Link wieder schließen sollte.

Jeder kann den cc-drive ohne weitere Anmeldung mit der Klubanmeldung benutzen und hat dort 30 GB kostenlos zu Verfügung. Bei Interesse können wir gerne einen Clubabend zu den Themen OneDrive/cc-drive einplanen.