Grundlegendes zum Cloudspeicher OneDrive

Vorbemerkungen

„Cloud-Speicher“ nennt man Speicher im Internet, die von beliebigen Endgeräten (Clients) erreichbar sind. Die bekanntesten Anbieter für Enduser sind Microsoft (OneDrive), Google (Google Drive) und die DropBox. Für Mitglieder von ClubComputer zählt auch der cc-drive dazu (https://drive.ccc.at). Viele Benutzer nutzen alle diese Dienste und es gibt sogar Programme, mit denen verschiedene Cloudspeicher zusammengefasst werden können. Wir wollen uns auf den OneDrive konzentrieren, befindet er sich doch vorinstalliert auf jedem Windows-Arbeitsplatz.

Im Prinzip wäre ja jeder Webspace, auch der von ClubComputer, ein Cloud-Speicher. Aber man kann Webspace zum Zecke der Datenspeicherung nur mit speziellen Programmen ansprechen, etwa mit Ftp. Außerdem kann man Webspace mit dem http-Protokoll über einen Browser ansprechen, etwas, das beim Cloud-Speicher nicht möglich ist.

Cloud-Speicher können mehr als nur Daten speichern, denn sie verbinden diesen Cloud-Speicher mit einem Ordner am PC, und sie sorgen dafür, dass alle Datenänderungen automatisch auch am jeweils anderen Speicherort ausgeführt werden. Man sagt, die Daten werden „repliziert“.

Was ist eine Replikation? Eine Replikation ist ein Duplikat einer Datenstruktur. Bei einer Replikation geht es darum, Synchronität zwischen den beiden Datenstrukturen herzustellen. Egal, an welchem der beiden Speicherorte etwas geändert wird, „repliziert“ sich diese Änderung am jeweils anderen Speicherort durch Mithilfe eines Hintergrundprogramms am Server und am Client.

Auch ein Backup ist ein Duplikat aber ein solches, das nach der Herstellung nicht mehr verändert wird.

Kann ein Cloud-Speicher auch ein Backup sein? Alle Daten, die man in der Cloud speichert, die aber nicht repliziert werden, sind ein Backup. Aber für Backups in der Cloud gibt es spezielle Lösungen.

Wozu wurde dieses Cloudspeicher-Konzept eingeführt? Der Grund ist der Umstand, dass wir alle nicht mehr nur einen PC besitzen sondern mehrere Endgeräte, und wir wollen auf allen diesen Endgeräten dieselben Daten verfügbar haben. Ein Weg ist der, dass man eben die Daten im Internet speichert und dann von allen Geräten darauf zugreift. Egal, wo man eine Veränderung an den Daten vornimmt, sie wird durch den Mechanismus der Replikation auch auf den anderen Geräten – mit einer gewissen Verzögerung durch die Geschwindigkeit der Datenverbindung – sichtbar.

Es soll nicht unerwähnt bleiben, dass es auch anders geht. Es gibt verteilte Programmsysteme, die eine Datenstruktur ganz ohne zentrale Speicherung replizieren. Man nennt das dann Peer-To-Peer-Replikation. Wer also seine Daten zwischen PC und Handy oder zwischen zwei PCs synchron halten will, kann das auch ganz ohne die hier beschriebene Cloud haben. Wir werden über ein solches System im Rahmen dieses Blogs berichten. Der Nachteil einer solchen cloudfreien Replikation soll nicht unerwähnt bleiben, denn die Speicherung der Daten durch einen externen Dienst bedeutet auch eine erheblich größere Datensicherheit, die durch professionelle Behandlung der Daten gesichert ist.

Replikation ist kein Backup! Man muss an dieser Stelle auch betonen, dass die Replikation von Daten kein Backup im herkömmlichen Sinn darstellt. Jeder Fehler in einer Datei oder ein versehentliches Löschen wird repliziert und Vorgängerversionen werden nicht aufgehoben. Wenn Dateien gelöscht worden sind, hilft nur mehr der Papierkorb. Am Server gibt es den auch aber nur für einen beschränkten Zeitraum (meist 30 Tage).

Windows 10 kommt also mit einem vorinstallierten OneDrive. Mit dem Betriebssystem (eigentlich aber für jedem User) wird ein 5 GB großer Cloudspeicher mitgeliefert, der den so genannten OneDrive-Ordner am PC in die Microsoft-Cloud repliziert. Wenn also auf einem PC mehrere User ihr Konto haben, gibt es auch für jeden User einen eigenen OneDrive-Ordner.

Es hängt vom Benutzertyp ab!

Die Default-Installation von Windows 10 ist so, dass der Benutzername eine E-Mail-Adresse ist, ein so genanntes Microsoft-Konto. Wenn ein solcher E-Mail-Benutzer angelegt wird, dann bedeutet diese E-Mail-Adresse auch gleichzeitig ein Konto bei Microsoft, ganz ähnlich wie wir bei ClubComputer jedem Mitglied eine Adresse der Form @clubcomputer.at vergeben. Bei Microsoft kann es sich aber um eine beliebige E-Mail-Adresse handeln. Mit einem solchen Account kann sich der eigene PC mit Microsoft und dessen Cloud verbinden und den OneDrive-Ordner in die Cloud replizieren. Microsoft speichert diese Daten in Irland oder Holland.

Ich will keine Cloud und auch kein Microsoft-Konto

Es gibt gute Gründe, seine Daten nicht in der Cloud gespeichert haben zu wollen, weil wir über die Art der Behandlung der Daten nichts wissen. Es ist für den Betreiber des Cloud-Dienstes kein Problem, aufgrund der Daten ein Persönlichkeitsprofil zu erstellen und zu verwenden, wofür auch immer.

Wenn also jemand nicht will, dass seine Daten anderswo als auf seinem PC gespeichert werden, darf die hier beschriebenen Techniken nicht verwenden. Man sollte in diesem Fall einen lokalen User (wie früher) anlegen und eine eventuell vorhandenen E-Mail-User löschen. Hier sieht man, wie man einen gewöhnlichen lokalen User anlegt:

Versucht man über Einstellungen -> Konten -> Familie und weitere Kontakte -> Andere Personen -> Diesem PC eine andere Person hinzufügen ein neues Konto anzulegen, dann wird man um dessen Telefonnummer oder dessen E-Mail-Adresse gefragt. Das ist insofern wichtig, als es ja sein kann, dass der neue User bereits ein Microsoft-Konto hat. Nun wollen wir aber ein Konto ohne Microsoft-Verbindung anlegen und wählen daher das Kleingedruckte: „Ich kenne die Anmeldeinformationen für diese Person nicht“. Microsoft ist hartnäckig und fragt nach einer E-Mail-Adresse, weil auch der neue User primär ein solcher Microsoft-User sein soll. Wieder muss man das Kleingedruckte wählen und klickt auf „Benutzer ohne Microsoft–Konto hinzufügen“. Jetzt erst ist man dort, wo man einen lokalen User anlegen kann. (Bild rechts). Ein solcher User ist nirgendwo registriert und dessen Daten werden auch nicht repliziert.

Darüber hinaus sollte man den OneDrive überhaupt ausschalten. Hier findet man eine Anleitung zum Deinstallieren oder Deaktivieren des OneDrive.

Arbeiten mit der Cloud

Ich habe mich im Laufe der Jahre sehr an das Arbeiten mit dem Cloudspeicher gewöhnt. Nur die Programmierprojekte mit den vielen kleinen Dateien habe ich noch nicht dorthin übertragen aber alles andere schon: Aktuelle und archivierte Dokumente, Bücher, Bilder, Audio-CDs und Videos, alles das ist im Cloud-Speicher. Daneben gibt es zwar etwa monatliche Festplatten-Backups aber die hoffe ich nie brauchen zu müssen, weil – mit den erwähnten Einschränkungen – der Cloud-Speicher ohnehin eine Kopie der Daten am PC enthält. Aber ein echtes Backup ist der Cloud-Speicher nur dann, wenn die Daten nicht repliziert werden und das ist für sehr viele, äußerst selten benötigte Daten der Fall. Die Replikation bewirkt nämlich nicht nur „Gutes“ in dem Sinn, dass jeder „Neuzugang“ automatisch auch in der Cloud gespeichert wird; ein versehentliches Berühren der Del-Taste, wobei eventuell der Focus auf einem Ordner oder gar Ordnerbaum gelegen ist und nicht auf einer bestimmten Datei – und das Unglück nimmt seinen Lauf. Und das kann schnell gehen. Bemerkt man es, kann man es eventuell mit Hilfe des Papierkorbs reparieren. Der Papierkorb am Server behält gelöschte Daten für 30 Tage. Ein zusätzliches Backup ist also keineswegs entbehrlich!

Ein wichtiges Motiv für mich war die Wartungsfreiheit eines Datenduplikats und dass alle Familienmitglieder mit denselben Daten arbeiten können, ein wichtiges didaktische Element. Man lernt „mit der Cloud leben“.

Eigenschaften eines Cloudspeichers

Konto: Jeder Cloud-Speicher ist mit einem Konto verbunden. Man kann ein solches Konto bei jedem Cloud-Anbieter anlegen. Bei der Installation von Windows 10 wird das Konto im Zuge der Installation angelegt. Mit diesem Konto hat man von überall her Zugriff auf die eigenen Cloud-Daten, indem man einen Browser benutzt und sich bei der Online-Version des OneDrive https://onedrive.live.com anmeldet.

Datenduplikat: Der Cloudspeicher verwaltet ein Datenduplikat.

Viele Clients: der Zugriff auf die Daten erfolgt am PC über den Ordner OneDrive. Am PC verhalten sich die Daten so wie andere auch. Am Android/Apple/Microsoft-Handy gibt es einen eigenen OneDrive-Client. Aber man kann immer auch mit einem Browser auf die Daten zugreifen und benötigt dazu das Microsoft-Konto.

Replizieren oder nicht: Bei jedem OneDrive-Client kann man einstellen, ob die Daten zwischen Cloud und Client repliziert werden oder nicht. Am Desktop ist diese Eigenschaft defaultmäßig eingeschaltet, bei Handy ausgeschaltet. Besitzt man mehrere PCs, kann man selbst entscheiden, welche Daten, auf welches Gerät repliziert werden. Um für das Arbeiten mit dem Laptop immer gerüstet zu sein, definiere ich am Desktop im OneDrive-Ordner „Aktenkoffer“ und repliziere am Laptop nur diesen Ordner. Dort sind alle Dateien enthalten, die für das mobile Arbeitszimmer gebraucht werden. Das Zurückkopieren auf den PC erspart man, weil die Daten ganz automatisch dorthin zurückrepliziert werden. Sollte man unterwegs doch andere Dateien aus der Cloud benötigen, kann man diese über der Browser jederzeit von dort downloaden oder auch nur online lesen.

Wie komme Daten in die Cloud? Es gibt zwei Möglichkeiten, Daten in die Cloud zu bekommen: entweder über das Programm OneDrive und den reservierten Ordner OneDrive oder über das Browserinterface https://onedrive.live.com. Das OneDrive-Programm repliziert den gesamten Ordnerbaum unter dem Ordner OneDrive in die Cloud. Kopiert man – etwa von unterwegs – Dateien über den Browser in den Cloudspeicher, werden diese Daten bei eingeschaltetem PC automatisch auch auf den Desktop repliziert.

Datenarchiv: Jeder Ordner kann einzeln von dieser Replikation ausgenommen werden. In diesem Fall besteht dann keine Verbindung zu den lokalen Daten und man hat ein unveränderliches Archiv in der Cloud. Um also Daten in die Cloud zu bekommen, kopiert man einen Ordnerbaum in den Ordner OneDrive und wartet, bis die Replikation beendet ist. Danach trennt man die Synchronisation und die Daten sind in der Cloud archiviert. Danach kann man die Daten am PC auf einer Archiv-Festplatte speichern und danach die Daten löschen.

Im Bild rechts sieht man einige Ordner meines OneDrive-Ordners. Alles wird repliziert mit Ausnahme des Ordners _Florian_Musik. Der Grund: diese Daten dienen nur zum fallweisen Download. Ein versehentliches Löschen wäre nicht tragisch, denn wir haben alle Daten auch auf CD. Dieses Nicht-Replizieren hat die angenehme Eigenschaft, dass diese Dateien auf meinem PC keinen Platz belegen sondern nur auf dem PC von Florian, der sie ja in erster Linie braucht. Der Unterstrich vor dem Ordnernamen hat den Sinn, dass diese Ordner, die unter der Kontrolle eines anderen Users sind, auf einen Blick erkannt werden können.

Größe: Abgesehen von den kostenlosen Cloud-Speicher-Versionen, die sich in der Größe eines USB-Sticks bewegen, können Cloud-Speicher riesig sein. Man kann seine persönlichen Datensammlungen bequem und ohne weitere Kosten in der Cloud unterbringen; ausgenommen vielleicht Video-Spezialisten mit wirklich vielen Daten. Wie das mit dem „kostenlos“ zu verstehen ist, wird im nächsten Beitrag beschrieben.

Flaschenhals Internetanbindung: Wenn wir uns im einstelligen Gigabyte-Bereich bewegen, ist die Geschwindigkeit der Internet-Anbindung noch nicht so entscheidend. Wenn man aber Datenmengen im Terabyte-Bereich repliziert, dann spielt es schon eine wichtige Rolle, wie die Internetanbindung beschaffen ist.

Teilen und Zusammenarbeiten: Das Teilen ist der Hit bei einem Cloud-Speicher. Wenn man jemanden eine Datei oder einen Ordner zukommen lassen will, generiert man einen Link zum Lesen oder zum Bearbeiten. Das Versenden großer Datenmengen per Mail ist damit nicht mehr notwendig. Besitzt derjenige auch ein Microsoft-Konto kann man den Ordner auch am eigenen Desktop replizieren. Unsere Clublösung, der cc-drive wartet mit einer besonders praktischen Eigenschaft auf, denn dort kann man jeden dieser Links auch mit einem Ablaufdatum versehen und muss sich nicht daran erinnern, einen Link wieder zu schließen.

Administrator Microsoft: Wer, außer Dir, kennt sich eigentlich mit Deiner Infrastruktur aus? Wer weiß, wo die Backups sind und wie man sie einspielt? Wenn die Daten sich in einem solchen Cloud-Speicher befinden und alle Familienmitglieder damit arbeiten, ergibt sich ein solches Problem (fast) nicht. Alle in der Familie kennen den OneDrive, können unterscheiden zwischen eigenen und fremden Daten und können damit auch dann weiterarbeiten, wenn man selbst nicht anwesend ist. Man hat also mit dem OneDrive in Microsoft einen externen Administrator.

Ordner Dokumente, Video, Bilder

Ein neu eingerichteter Windows-10-PC hat eigentlich zwei Ordner „Dokumente“. Einmal den des jeweiligen Benutzers und dann den im OneDrive-Ordner:

c:\users\franz\documents
c:\users\franz\onedrive\documents

Dasselbe gilt für die Ordner Bilder, Videos und andere.

Bei der Einrichtung des PCs und von Office wird man gefragt, wo man Dateien grundsätzlich ablegen möchte: im OneDrive oder am PC. Also am PC sind sie natürlich immer, nur werden sie im OneDrive-Ordner auch repliziert. Man kann diese Einstellung im Nachhinein bei den Eigenschaften von OneDrive jederzeit ändern.

Bei intensiver Nutzung des Cloudspeichers bemerkt man bald, wie die Wichtigkeit des lokalen Rechners abnimmt. Speziell, wenn man mit zwei PCs arbeitet, ist es eine komfortable Sache, wirklich immer alle Dateien dabei zu haben und wenn es Terabytes sind; auch am Handy sind sie vorhanden.

Wie eingangs beschrieben, beginnt man mit dem mitgelieferten 5 GB zu experimentieren. Spätestens, wenn man sich erstmals eine wichtige Datei aus der Cloud auf den Laptop holt, merkt man, dass man sich ein „Leben ohne die Cloud“ schon gar nicht mehr vorstellen kann.

Im nächsten Teil dieses Ausflugs in die Welt des OneDrive wird gezeigt, dass man eigentlich 5 TB Cloudspeicher zum Nulltarif bekommt.