Büroalltag

Anlass

Wir versenden Anfang Dezember die Jahresrechnungen per E-Mail und etwa die Hälfte unserer Mitglieder folgt unserem Aufruf und bezahlt den Mitgliedsbeitrag per PayPal oder mit Banküberweisung. Damit sind die Weihnachtsfeier und die beiden ersten Ausgaben der PCNEWS gesichert. PayPal-Zahlungen werden in der Regel ohne Verzögerung  bestätigt*), Banküberweisungen nach 2-3 Tagen. Sollte das nicht der Fall sein, bitte gleich an buero{at}clubcomputer.at schreiben.

*) Es gibt seltene Fälle, wo die PayPal-Zahlung zwar erfolgt aber nicht automatisch verbucht wird.

Jetzt, im Jänner, gehen die Zahlungseingänge stark zurück und wir senden daher Zahlscheine aus. In diesen Tagen ist es soweit.

We try harder

Wenn wir heute mit unseren Mitgliedern kommunizieren, sei es hier über den Blog oder über unseren Newsletter oder über die PCNEWS, dann arbeiten wir auf einem ungleich höheren Niveau als das von 30 Jahren der Fall war. Einerseits, weil wir alle viel dazu gelernt haben aber auch, weil wir uns in einer bedeutend professionelleren Umgebung behaupten müssen.

Dazu zählen auch Kleinigkeiten wie zum Beispiel dieser Versand von Rechnungen.

Wir erinnern uns an gemeinsame Zeiten, als Konfektionierung und Versand von Drucksorten ein sehr praxisnaher Teil des Werkstättenunterrichts war. Fehler, die damals gemacht worden sind, wurden von betroffenen Mitgliedern verziehen.

Heute ist der Übungscharakter einer bescheidenen Professionalität gewichten.

Da ich in der letzten Zeit Briefsendungen bekommen habe, bei denen die Anschrift hinter dem Fenster verschwunden ist oder gar Teile der Rechnung im Adressfenster erschienen sind, war mir bewusst, dass das bei einer Versendung von ClubComputer nicht passieren dürfte.

Die Post zwingt zum Rationalisieren

Da man Rechnungen nicht als Massensendung versenden kann, muss man versuchen, mit dem geringsten Porto (62 Cent) auszukommen. Das bedeutet: C5-Kuvert und nur zwei Blätter.

Alle Informationen inklusive Zahlschein müssen auf eine Seite. Die Rechnung selbst ist das zweite Blatt.

Die Anschrift muss unter allen möglichen Positionen der Seite im Fenster des Kuverts einwandfrei lesbar sein. Wenn man ein gefaltetes A4-Blatt im Kuvert an die vier Ränder schiebt und die jeweilige Position am Blatt markiert, erhält man folgenden  Bereich am A4-Blatt (linke obere Ecke):

Es gibt einen größeren Bereich (110×60 mm), in dem kein Text erlaubt ist (im Bild hell) und einen kleineren Bereich (70×30 mm, dunkel), in dem die Adresse stehen muss. Dieser Text-Bereich ist mit überraschend klein und man muss mit der Schrift auf 8 pt zurückgehen, wenn man auch noch einen Absender unterbringen will..

So schaut dann der Briefkopf aus:

Der in der Abbildung eingeblendete Raster und der blaue Rahmen des nicht bedruckbaren Bereichs sind nur für die Verdeutlichung der betroffenen Flächen sichtbar gemacht worden. Alle diese Textbereiche sind in der Seite verankerte Textfelder. Fließtext ist also gar keiner vorhanden. Würde man schreiben ohne dabei ein Textfeld markiert zu haben, würde der Text bei dem rot markierten Absatzzeichen beginnen und rund um den blauen Abstandhalter fließen.

Die präzise Formatierung des Textfeldes ist ein bisschen versteckt. Man findet sie über das Layout-Symbol rechts oben über den Link „Weitere anzeigen“

Einstellungen für das Textfeld:

Für überlange Zeilen gibt es zwei Lösungen:

1. Man erzeugt in der Datenbank verkürzte Versionen der Zeilen, die nur für den Versand verwendet werden.
2. Man vergrößert das  Textfeld nach rechts und nach unten. Diese Vergrößerung dient für den Fall extrem langer Zeilen eine Art „eiserne Reserve“, damit Zeilen nicht umgebrochen werden. Gelesen kann die Adresse dennoch werden.

Links

• 2017-01-19 Fensterkuvert Brief_Vorlage (Word-Dokument)

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Warum hier solche Bürodetails beschrieben werden, hat auch den Grund, dass beim Clubabend „Windows Registry“ erstmals Ingrid, eine Kollegin aus TGM-Zeiten, anwesend war und ich mit diesem Verweis auf ihre eigene Lehrtätigkeit ihr den Abend ein bisschen vertrauter machen wollte.