Outlook ist ein altes Programm, und wenn man die folgende Prozedur betrachtet, ist man geneigt zu sagen „steinzeitlich“.  Warum?

Die Outlook-Datendateien werden im Ordner C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook angelegt. Outlook bietet weder bei der Einrichtung noch im späteren Betrieb eine Möglichkeit, sie anderswohin zu verschieben.

Nun meldete mein System bedrohlich, dass kein Platz auf C: mehr vorhanden wäre. Ja, ich werde mit eine größere Festplatte besorgen müssen, aber bis es soweit ist, muss ich etwas tun, um überhaupt weiterarbeiten zu können. Speicherplatz bereinigen, unbenutzte Programme deinstallieren, alles das habe ich bereits mehrmals ausgeführt, jetzt wird’s aber doch allmählich eng. Das Programm WinDirStat ist eine große Hilfe beim Aufspüren größerer Brocken. Bei mir waren es die Outlook-Datendateien. Fast alle sind OST-Dateien, und daher nur Kopien der Mails vom Server. Eigentlich könnte man sie löschen und neu vom Server holen. Aber abgesehen vom Zeitaufwand und der unnötigen Serverbelastung ist auch das nicht trivial, denn man muss in der Registry herumwühlen und danach alle Konten neu anlegen (siehe Links).

Ich habe den Weg gewählt, die Dateien zu verschieben und dann für jede einzelne dieser Dateien einen symbolischen Link zu setzen. Dieser Link bewirkt, dass das Programm die Datei wie bisher ansprechen kann und gar nichts davon mitbekommt, dass die Daten sich an einem anderen Speicherort befinden. Eine Supersache für die besser Aufteilung größerer Datenmengen auf andere Festplatten.

Outlook wird geschlossen und danach werden alle Datendateien auf einen neuen Speicherort verschoben und danach wird für jede dieser Dateien eine symbolische Verknüpfung angelegt. Die Dateien im Verzeichnis C:\Users\franz\AppData\Local\Microsoft\Outlook sind (franz muss man durch den jeweiligen Benutzernamen ersetzen):

extend.dat
ffiala@clubcomputer.at - m1.ost
ffiala@digisociety.ngo - m1.nst
ffiala@digisociety.ngo - m1.ost
florian@fiala.cc - m1(4).ost
franz.fiala.cc@gmail.com - m1(8).ost
franz@fiala.cc - m1.ost
Internetkalenderabonnements - m1.pst
newsletter@ewkil.at - m1.ost
nl@clubcomputer.at - m1.ost
pcnews@pcnews.at - m1(2).ost
SharePoint-Listen - m1.pst
silvia@fiala.cc - m1(3).ost

Jedes E-Mail-Konto hat eine solche Datendatei. Diese Dateien werden an den neuen Speicherort S:\microsoft\outlook verschoben. Warum an jedes Konto „ - m1“ angehängt wird, ist mir nicht klar. Die Zahl in Klammer könnte bedeuten, dass dieses Konto (im Zuge von Versuchen) gelöscht und danach neu angelegt wurde.

S:\microsoft\outlook>move *.* S:\microsoft\outlook

Danach wird für jede Datei ein symbolischer Link angelegt, hier im Besipiel gezeigt für die Datei extend.dat.

S:\microsoft\outlook>mklink "C:\Users\franz\AppData\Local\Microsoft\Outlook\extend.dat" "S:\Microsoft\Outlook\extend.dat"
symbolische Verknüpfung erstellt für C:\Users\franz\AppData\Local\Microsoft\Outlook\extend.dat <<===>> S:\Microsoft\Outlook\extend.dat

Jetzt kann man Outlook wieder starten und alles sollte wie vorher funktionieren. Hier das Ergebnis dieser Prozedur: Jetzt ist wieder Platz am C-Laufwerk!

Links

• Links in Windows (hier wurde über die verschiedenen Möglichkeiten Verweise zu Objekten in Windows anzulegen berichtet)
• Move the OST-File
• Move the OST-File (ältere Installationen)
• Portable Programme (hier wird auch WinDirStat beschrieben)

Franz Fiala

Franz war pensionierter HTL Lehrer (TGM), Präsident von ClubComputer, Herausgeber der Clubzeitung PCNEWS und betreute unser Clubtelefon und Internet Support. Er war leidenschaftlicher Rapid Wien Fan. Er ist leider Anfang Jänner 2024 nach langer schwerer Krankheit verstorben.