Office und Windows 10

Christian Zahler gewährte uns grundlegende Einblicke in die Funktionsweise der Microsoft-Office-Suite und aktuelle Entwicklungen von Windows 10.

Microsoft Office

Neue PCs werden in der Regel mit einer 30-Tage-Testversion von Office ausgerüstet. Nach dieser Testperiode kann man Dateien zwar noch öffnen aber nicht mehr bearbeiten. Man muss sich entscheiden, ob man eine Mietlizenz von Office (Office 365) oder eine Dauerlizenz (Office 2016 bzw. 2019) kauft. Die Mietvariante bezahlt man pro Jahr (99,- Euro), die Dauerlizenz etwa ab 150,- Euro (je nach Umfang).

Eine Dauerlizenz ist nur dann erforderlich, wenn triftige Gründe gleichbleibende Verhältnisse erfordern, zum Beispiel in Produktionsumgebungen oder beim Remote Desktop.

In allen anderen Fällen ist die Mietvariante für den Hausgebrauch sehr vorteilhaft, umfasst sie doch fünf Lizenzen und bietet gleichzeitig für jeden dieser fünf PCs 1 TB Cloud-Speicher an. Bei der Mietvariante gibt es kein großes Update. Vielmehr werden Updates laufend eingespielt und der Leistungsumfang des Programms ändert sich kontinuierlich.

Speicherung lokal oder in der Cloud

Daten können sowohl lokal als auch in der Cloud gespeichert werden. Der Speicherort ist in Europa Irland und Holland.

Ribbons

Beim Übergang von Office 2003 auf Office 2007 wurden erstmals Menübänder eingeführt, die die früheren Pull-Down-Menüs abgelöst haben. In der Zwischenzeit sind auch AutoCAD, Inventor, SnagIt, Microsoft Paint und Windows Explorer auf Menübänder umgestellt worden.

Anmerkung für blinde User: Wolfgang Kremser berichtet, dass für blinde Benutzer die Menübänder(Ribbons) nicht gleichwertig gut bedienbar sind wie die früheren Pull-Down-Menüs, und dass Libre Office ausgezeichnet bedienbar ist, besser jedenfalls als die Ribbons aus Microsoft Office.

Da tatsächlich die Fülle der Funktionen die Bedienbarkeit für manche User erschwert, ist seitens Microsoft eine vereinfachte Benutzeroberfläche mit dem Namen „Simplified Ribbon“ in der Testphase.

Dateiformate

Bis Office 2003 verwendete Microsoft proprietäre Binärformate (.doc) und ist danach auf offene XML-Formate umgestiegen (.docx). Diese .docx-Dateien sind eigentlich ZIP-Archive und man kann diese Dateien auch wirklich umbenennen und dann die ZIP-Datei untersuchen. Dort finte man alle Texte und im Falle einer Beschädigung einer solchen Datei kann man diese ZIP-Archive mit einem viel größeren Erfolg reparieren als das bei den Binärformaten (.doc) der Fall war.

Beim ersten Start von Office muss man sich entscheiden, ob man die leistungsfähigere Microsoft-Variante Office Open XML (.docx) verwendet, die dann auch alle Formatierungen unterstützt oder das maximal kompatible Open Document Format (.odf).

Es ist wichtig zu wissen, dass man mit jedem Office auch sehr alte Dateiformate öffnen kann. Was dann einzustellen ist, ist der Zeichensatz. Bei ganz alten Dokumenten verloren gehen die Formatvorlagen verloren.

Ein ziemlich neues Feature ist die Möglichkeit, PDF-Dokumente zu öffnen und zu bearbeiten und in Word-Dokumente umzuwandeln. Natürlich funktioniert das aber nur bei PDF-Dokumenten, die für die Bearbeitung freigegeben worden sind.

Formatvorlagen

Alle Formate eines neuen Dokuments stammen aus der Druckhformatvorlage normal.dotm, die sich im Pfad C:\Users\Anmeldename\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\ befindet.

Es ist wichtig, dass Anfänger davon abgehalten werden sollen, Absätze oder Zeichen direkt zu formatieren, weil jede spätere Änderung bei langen Dokumenten extrem zeitaufwändig sein kann.

Verwendet man dagegen die vordefinierten Absatzformate wie Standard, Überschrift 1-9, Aufzählung usw. kann man beliebig große Dokumente mit wenigen Klicks neu gestalten.

Gliederung – Navigation – Filialdokumente

Größere Dokumente sollen mit den Überschriftsformaten Überschrift 1-9 in Kapitel und Unterkapitel unterteilt werden. Damit können auch automatische Inhaltsverzeichnisse erstellt werden. In der Gliederungs- und Navigationsansicht können diese Kapitel ganz einfach inklusive dem darunter befindlichen Text umgereiht und höher oder tiefer gestellt  werden. In der Gliederungsansicht kann man darüber hinaus ein Dokument in so viele Filialdokumente teilen, als es Überschriften gibt, was die Dokumente verkleinert und auch die Zusammenarbeit mit anderen begünstigt, indem man einzelne Kapitel anderen Mitarbeiter zuweist.

Office online

Jeder, der bei Microsoft einen Account eröffnet, also auch ein Windows User, der sein Konto als Microsoft Konto betreibt, bekommt einen freien Cloud-Speicherplatz auf OneDrive und dort können Office-Dokumente in vereinfachten Online-Versionen der klassischen Office-Programme bearbeitet werden. Für eine einfache Haushaltskorrespondenz können diese kostenlosen Programme völlig ausreichend sein.

Windows 10

Anders als seine Vorgänger wird Windows 10 nicht sobald einen Nachfolger bekommen. Vielmehr wird Windows 10 etwa in Halbjahresrhytmus automatisch aktualisiert. Einer der Gründe wird wohl sein, dass der Support für verschiedene Windows-Versionen einfach zu komplex geworden ist.

Als Teilnehmer beim Insider-Preview arbeite ich seit einiger Zeit mit einer Neuerung für den Windows Explorer, den so genannten „Dark Mode“. Schaut gut aus, ist kontrastreich und Augen schonend. Was ich aber nicht entdeckt habe, wie man diesen Dark-Mode eventuell für einen hellen Screenshot abschalten könnte.

Es gibt Erweiterungen im Notepad, die für Programmierer nützlich sind, wie Zoom, Zeilen- und Spaltennummern. Allerdings verwenden Programmierer eher spezialisierte Editoren wie Notepad++ oder Visual Studio.

Das neue Screenshot-Tool heißt „Screen Sketch“ und wird das „Snipping Tool“ ablösen. Das neue Tool ist leistungsfähiger, weil man bestehende Bilder öffnen und bearbeiten kann, allerdings fehlen in der Version des Insider Preview aber auch Funktionen aus dem Snipping Tool. Jedenfalls meldet das Snipping Tool seit einiger Zeit, dass es bei einem der zukünftigen Updates nicht mehr existieren wird. Daher habe ich mir vorsorglich eine Kopie angelegt.

Smartphone-Unterstützung

Microsoft konnte am Handy Markt nicht Fuß fassen, will aber dennoch mit kostenlosen Programmen wie OneNote, OneDrive, Outlook für das Handy punkten. Am PC sind das die neue Anwendung „My Phone“ („Ihr Smartphone“) und am Handy ist es ein Microsoft Launcher.

Dieser und auch andere Launcher haben den großen Vorteil, dass sie auf jedem Handy dieselbe Bedienung sicherstellen. Wer also häufig Handymarken wechselt, hat mit einem solchen Launcher immer dieselbe Anwendungsphilosophie auf jedem Handy. Ich verwende den Microsoft Launcher am Handy und bin ganz zufrieden damit.

Danke

Wir bedanken und bei Christian Zahler für den sehr informativen Vortrag und bitten ihn, ein Auge auf seine Arbeiten zu werfen, die sich für einen Vortrag im nächsten Jahr eignen könnten.

Links

• Bilder und Folien zum Vortrag