Etikett-2

Fortsetzung von Etikett-1

Mehrere Etiketten auf einem Blatt

Wenn nur wenige Etiketten benötigt werden, könnte man die Seite bereits ausdrucken und das Etikett ausschneiden.

Wenn man aber mehrere Etiketten auf einem Blatt Papier anordnen möchte, benötigt man noch einen Arbeitsschritt, um dieses Etikett mehrfach auf einer Seite anzuordnen. Diese Anordnung mehrerer Originale auf einem Druckbogen nennt man „Nutzen“.

Man legt ein neues Word-Dokument an und nennt es zum Beispiel etikett-4.docx, weil damit vier Etiketten auf einem Blatt angeordnet sind.

Man fügt in dieses Dokument dasselbe Bild vier Mal ein. Doch bevor man das tut, betrachten wir noch einmal das letzte Bild.

Word ist kein Bildbearbeitungsprogramm, sondern eine Textverarbeitung. Jedes eingefügte Bild hat daher immer ein Blatt Papier als Hintergrund. Das Dokument ist eine A4-Seite auf der ein Bild ist. Eingebettet wird ein Blatt Papier und nicht das Bild.

Papiergröße=Bildgröße

Man verkleinert das Papierformat auf die Größe des Bildes, damit bei der Einbettung des Dokuments nicht mehr als nur das Bild eingebettet wird.

Startet man ein neues Word-Dokument, ist das Blatt meist so vorgegeben:

Layout -> Seitenränder

Ob – Re – Un – Li : 2,5 – 2,5 – 2 – 2,5 cm

Layout -> Format

A4-Hochformat

Seitenränder auf 0 cm einstellen

Layout -> Seitenränder -> Benutzerdefinierte Seitenränder

Ob – Re – Un – Li: 0,8 – 0 – 0 – 0,5 cm

Damit wird das Bild am linken und am oberen Rand ausgerichtet. Aber warum stehen links und oben nicht als Zahlenwerte „0“? Der Grund ist, dass der Rand des Bildes nicht zum Objekt zählt, und der Randwert „0“ würde daher den Rahmen beschneiden. Daher wurden diese beiden Ränder nach einigen Versuchen so eingestellt.

Papierformat

Layout -> Format -> Weitere Papierformate

Die einzustellende Breite und Höhe kann man an den Linealen grob ablesen. Eventuell muss man die exakten Werte durch Versuche ermitteln.

Das Ergebnis

Das Ergebnis ist ein Bild, das exakt so groß ist wie das darunter liegende Papier. Man sieht nur mehr das Bild aber nicht mehr das darunter liegende Papier.

Word ist zwar damit immer noch kein Bildbearbeitungsprogramm aber es verhält sich so.

Verknüpfung des Originaldokuments

Um in ein Word-Dokument ein anderes Word-Dokument einzubinden, verwendet man den Befehl

Einfügen -> Objekt -> Objekt -> Aus Datei erstellen + Verknüpfen

Man wählt im Import-Dialog die Datei etikett-1.docx aus.

Es ist wichtig, die Checkbox „Verknüpfen“ anzukreuzen, denn damit kann man Änderungen an der Bilddatei vornehmen, die sich automatisch in der Nutzen-Datei wiederfinden.

Das eingefügte Objekt muss skaliert werden, damit mehrere Etiketten Platz haben. Das funktioniert wie bei jedem anderen Objekt über die Anfasser. Danach kopiert man das eingebettete Objekt mit Strg-C und fügt es mit Strg-V drei Mal ein.

Eingefügte Objekte verhalten sich wie Buchstaben im Fließtext, daher muss man die Abstände zwischen den Objekten mit Leerzeichen und Absatzzeichen einstellen.

Handhabung der eingebetteten Objekte

Eigentlich muss man diese Nutzen-Datei nur ein einziges Mal herstellen. Wenn man andere Etiketten einbetten möchte, muss man nur deren Dateinamen angeben.

Mit der Tastenkombination Alt-F9 schaltet man zwischen der Wysiwyg-Ansicht und der Code-Ansicht um, die hinter diesen Einbettungen liegt:

Eine solche Einbettung schaut also so aus:

{ LINK Word.Document.12 S:\\Desktop\\etikett\\etikett-1-ripatella.docx \a \p \f 0 }

Man sieht, dass der Pfad des eingebetteten Etiketts in diesem Konstrukt enthalten ist. Will man also ein anderes Etikett ausdrucken, ändert man den Dateinamen etikett-1-ripatella.docx in etikett-1-wacholder.docx und druckt dann das andere Etikett aus.

Dabei muss man alle eingebetteten Objekte markieren und F9 klicken. Damit werden alle Objekte noch einmal eingelesen.

Tastenkürzel für eingebettete Objekte

F9	aktualisiert eine verknüpfte Datei, wenn man das Original verändert hat
Shift-F9	schaltet zwischen Bildansicht und Kodeansicht eines Objektes um
Alt-F9	schaltet um zwischen Bildansicht und Kodeansicht aller Objekte um
Ctrl-F9	ein neues Feld einfügen, das man danach mit Code füllen kann

Ausdruck

Es lohnt sich, für den endgültigen Ausdruck ein gutes Fotopapier zu verwenden. Ich selbst gehe mit solchen Vorlagen zum Copy-Shop, weil ich viel zu wenig Farbdrucke benötige, um den Betrieb eines Farbdruckers zu rechtfertigen. Man übergibt dem Copyshop nicht die Word-Datei, sondern eine PDF-Version, die man mit dem PDF-Druckertreiber von Word hergestellt hat.

Links

• Word 2016 Tastenkürzel
• Alle benutzten Dateien, Anleitungen zum Ausdrucken in ZIP-Archiv (ca. 50 MB)