Microsoft Zusammenarbeit

Nach der Installation eines OneDrive besitzt man 5 GB Cloud-Speicher in der Microsoft-Wolke. Dieser Speicher ist die Grundlage zur Zusammenarbeit mit anderen. Die Berechtigungen werden ausschließlich über das Browser-Interface vergeben, am PC muss gar nichts konfiguriert werden. Damit wird es für den Endverbraucher entbehrlich, sich mit oft verzwickten Rechtefragen am PC herumzuschlagen.

Jeder OneDrive-Speicher wird mit einer Microsoft-Id angesprochen und der OneDrivc-Speicher ist dann ein Teil der Leistungen des damit verbundenen Microsoft-Kontos. Bei der Einrichtung des Betriebssystems wird in der Regel eine solche Microsoft-Id angelegt, sie kann aber auch im Nachhinein mit einem einem lokalen Konto verbunden werden. Siehe Artikel Microsoft-Id und Microsoft-Konto.

Ein OneDrive-Speicher kann auf vier Arten dargestellt werden (es gibt dafür auf jeder Seite rechts oben ein Symbol):

• als Foto-Galerie
• als Kacheln (ähnlich wie Foto-Galerie mit Bevorzugung der Bilder)
• als Liste (mit Größenangaben)
• als kompakte Liste

Zwei dieser Darstellungsarten werden hier gezeigt:

OneDrive im Kachelformat

OneDrive im Listenformat

Im Listenformat wird die Größe der einzelnen Ordner angegeben. Es gibt darüberhinaus auch noch ein kompaktes Listenformat für viele Dateien.

Solange man kein Objekt anklickt, kann man im Menü nur ein neues Objekt erstellen „+Neu“ oder etwas „Hochladen“. Markiert man aber ein Objekt, erscheinen mehr Möglichkeiten.

Objekt markieren

Mit einem markierten Objekt, im Bildbeispiel der Ordner „Access“ kann man diesen Löschen, Verschieben, Kopieren, Umbenennen, ein Album erstellen oder Einbetten. Klickt man auf das Info-Symbol rechts oben, erfährt man Details zum markierten Objekt und über die Person im blauen Kreis kann man dieses Objekt teilen (=freigeben). Im Bild ist das Objekt nicht geteilt.

Klickt man auf das blaue runde Symbol, erscheint der folgende Dialog „Access teilen“:

Wieder gibt es hier zwei runde Symbole, einer ruft einen Link ab und einer erlaubt das Teilen über die Microsoft-Id (=E-Mail). Es gibt weitere Möglichkeiten wie ein „Ablaufdatum festlegen“ und ein „Kennwort festlegen“. Die Option „Bearbeiten zulassen“ kann man wegschalten, wenn man das Objekt nur zum Lesen freigeben will.

„Teilungs“-Methoden

Man kann nun anderen seine Daten freigeben, damit sie diese sehen oder bearbeiten können. Zum Lesen allein benötigt der Partner keine Microsoft-Id. Wenn er aber die Daten auch bearbeiten können soll, dann braucht er eine Microsoft-Id unbedingt.

Es gibt folgende Methoden, um mit anderen Daten zu teilen:

• über Links
• über Microsoft-Ids
• über Links und Microsoft-Ids

Bei der Zusammenarbeit über Microsoft-Ids ist eindeutig, wer auf die Daten zugreifen kann und man sieht bei der Ansicht der Daten auch immer, wer die berechtigten Personen sind. Wenn man den Personenkreis der Berechtigten kontrollieren will, muss man darauf achten, dass man die Freigabe über Micrososft-Ids  regelt. Jede Berechtigung kann zum Lesen oder zum Bearbeiten erteilt werden.

Bei der Zusammenarbeit über Links generiert man über die Browseroberfläche einen Link und gibt diesen Link weiter. Damit kann man die Freigabe auf einen Ordner oder eine Datei gleichzeitig einem größeren Personenkreis erteilen.

Es gibt zwei Arten von Links: solche, die zum Lesen und solche, die zum Bearbeiten berechtigen. Ein Nur-Lese-Link kann von jedem benutzt werden, der den Link besitzt; er braucht dazu keine Micrososft-Id. Die einzige angebotene Funktionalität ist das Herunterladen. Ein Link, der zum Bearbeiten berechtigt, zeigt im Menü mehr Möglichkeiten. Immer, wenn man eine Bearbeitung versucht, verlangt die Oberfläche die Identifikation mit einer Microsoft-Id. Wenn man am PC arbeitet und mit einem Microsoft eingeloggt ist, wird diese Frage nicht gestellt. Ein anonymer User muss sich aber mit (s)einer Micrososft-Id anmelden oder sich registrieren. Man kann diese Lese- und Schreiblinks jederzeit löschen und damit den bisherigen Benutzern das Recht entziehen.

Man kann nun auch die Freigaben (=das Teilen) für Microsoft-Ids und auch für Links gleichzeitig vergeben. Man vergibt zunächst Rechte für Microsoft-Ids. Danach generiert man Freigabe-Links. Danach passiert folgendes: die Menge der bereits vergebenen Microsoft-Ids wird eingefroren und man kann kein weiteren hinzufügen. Das geht erst wieder, wenn man die Lesen/Bearbeiten-Links entfernt.

Tipp

Ich finde, dass das Freigeben von Ressourcen mit Bearbeitungsmöglichkeit nur an bekannte Personen erfolgen soll und nicht über einen Link. Denn mit dem Link hat man keine ausreichende Übersicht über alle Schreibberechtigten. Freigaben über einen Link sollte man daher nur lesend erteilen, Freigaben zur Bearbeitung nur an bekannte Microsoft-Ids.

Ordner-Rechte

Wenn man einen Ordner freigibt (egal, ob mit Leserecht oder Bearbeitungsrecht), dann gilt die Freigabe automatisch für alle darunter liegenden Ordner auch. Es ist nicht möglich, den Ordner zum Lesen zu teilen und weiter darunter liegende Ordner zum Bearbeiten. Eine solche Änderung in einer tieferen Ebene wirkt immer auf alle Ordner in der Hierarchie.

Zusammenarbeit mit Microsoft-Id

Wenn man mit jemandem zusammenarbeiten will, gibt es zwei Möglichkeiten:

• man bekommt vom Partner dessen Microsoft-Id und teil mit ihm eigene Ressourcen
• man gibt seine eigene Microsoft-Id an einen Partner und der teilt die Ressourcen

Wenn man von jemanden zum Teilen seiner Ressourcen eingeladen wurde, muss derjenige die eigene Microsoft-Id kennen. Man sendet ihm also seine Microsoft-Id und er kann ein Objekt freigeben. Das freigegebene Objekt sieht man selbst im Ordner „Geteilt“.

Daten teilen und geteilt bekommen

Alle gemeinsamen Ressourcen erscheinen im Menüpunkt „Geteilt“. Die geteilten Objekte werden zeilenweise angezeigt, eine Zeile pro Person.

Was man selbst anderen freigegeben hat, sieht man in der ersten Zeile, danach folgen die Objekte, die von anderen freigegeben worden sind, jeweils pro Person eine Zeile. Achtung: Egal, wie viele Objekte man freigegeben hat, in der Übersichtsseite wird nur eine Zeile angezeigt, Alle anderen sieht man erst, wenn man auf die Zeile klickt.

Die erste Zeile zeigt, welche Objekte ich als „Franz Fiala“ freigegeben habe, die Zeile darunter zeigt, welche Objekte „Florian Fiala“ mit freigegeben hat.

Microsoft-Id am PC

Wenn man nun am PC das Konto mit der Microsoft-Id verbunden hat, werden alle eigenen Dateien auf den PC repliziert, aber die von anderen geteilten Ressourcen zunächst nicht. Wenn man auch die fremden Inhalte am eigenen PC haben möchte, muss man das Kontext-Menü für die gewünschten Objekte auswählen und dort die Option „Zu meinem OneDrive hinzufügen“ auswählen. Damit landen die Daten auch am eigenen Rechner, ohne, dass man sich um den Download kümmern muss.

Beispiel für eine Lesefreigabe

Ale Bilder und Vortragsunterlagen von ClubComputer stehen am OneDrive https:/drive.ccc.at und auf dem OneDrive zur Verfügung.

OwnCloud https://drive.ccc.at

Wenn Du als Mitglied mit dem Download von Dateien nach einem Vortragsabend nicht herumschlagen willst, melde Dich bei https://drive.ccc.at mit der ClubId an und schreibe an ffiala@clubcomputer.at und wir geben Dir alle diese Daten frei. Rechne damit, dass Du auf Deinem Rechner 20 GB Speicherplatz benötigst, um alle bisher gesammelten Daten zu bekommen.

OneDrive https://onedrive.live.com

Wir lagern alle diese Daten auch auf OneDrive – sicher ist sicher – und Du kannst Dir diese Daten jederzeit betrachten und bei Bedarf downlaoden:

So präsentieren sich die jahrgangsweise geordneten Clubdaten.

Achtung: Wir haben diesen Link gelöscht, damit er sich nicht über den Kreis der Clubmitglieder ausbreiten kann. Wenn Du als Clubmitglied diese hier gezeigte Ansicht sehen willst, sende uns Deine Microsoft-Id und Du bekommst einen Zugang.

Auch hier ist es möglich, dass diese Daten automatisch in Deinem persönlichen OneDrive erscheinen und dass Du Dich in Zukunft um keinerlei Downloads kümmern musst, denn wenn wir Vortragsunterlagen uploaden, erscheinen sie automatisch auch in Deinem OneDrive und Du kannst selbst entscheiden, ob es Dir genügt, diese Daten im Browser zu sehen oder ob Du sie auch am PC haben willst. Du benutzt dazu die im vorigen Punkt beschriebene Option „Zu meinem OneDrive hinzufügen“. Bitte also auch hier um eine Nachricht an ffiala@clubcomputer.at und die Daten werden Dir umgehend freigegeben und Dein OneDrive ist um 20 GB gewachsen. (Das funktioniert auch mit allen PCNEWS-Ausgaben und mit Büchern, und, und…)

Besitz oder Ausleihe

Wenn Du also Daten auf diese Weise freigegeben bekommst; besitzt Du sie dann oder ist das alles nur temporär? Wenn der Eigentümer der Daten aus irgendeinem Grund auf die Idee kommt, die Daten nicht mehr mit Dir zu teilen (zum Beispiel, weil Du aus dem Club ausgetreten wärst, was wir natürlich nicht hoffen wollen) und Deine Micrososft-Id aus der Liste Liste der Berechtigten gestrichen worden ist, dann wären durch die Replikation die lokalen Daten auch weg, wenn sie am Server verschwinden. Um dem vorzubeugen, sollte man sich vorsorglich ein lokales Duplikat der Daten anlegen, die man geteilt bekommen hat, damit auf dieses im Falle eines Falles zurückgreifen kann.

Verzwicktes

Eingang wurde gesagt, dass man Zugriffsrechte zu den Cloud ausschließlich über den Browser festlegen kann. Man kann es auch als einen gravierenden Mangel sehen, dass man sich am PC kein Bild davon machen kann, wer konkret Zugriff auf die Daten hat.

Man kann darüber rätseln, warum eine Ressource, die man im Begriff ist, freizugeben, die Anfangseinstellung „Bearbeiten zulassen“ ist und nicht etwa „Nur Lesen“. Meine Schlussfolgerung ist folgende: Mit „Bearbeitung zulassen“  wird erreicht, dass Benutzer bei jeder Aktion, die Bearbeitungsrechte erfordern, dazu aufgefordert werden, sich mit einer Microsoft-Id zu identifizieren. Können sie das nicht, werden sie eingeladen, ein Konto zu eröffnen. Das könnte ein Motiv für diese Voreinstellung sein, denn aus Sicherheitsgründen müsste es gerade umgekehrt sein, denn man müsste das Bearbeitungsrecht explizit ankreuzen müssen.

Begriffsverwirrung Teilen <> Freigabe

Die Rechtestruktur am PC spricht von „Freigaben“, wenn man zum Ausdruck bringen will, dass andere Zugriff zu einem Laufwerk oder zu einem Ordner haben. Im Internet hat sich der Begriff „Teilen“ eingebürgert, obwohl das im Falle von Berechtigungen nicht genau dasselbe trifft, denn das „Teilen“ (zum Beispiel von Nachrichten in Facebook) bedeutet, dass der Empfänger eine Kopie von dieser Nachricht bekommt, nicht aber die Nachricht selbst. Aber das Teilen von Daten bedeutet, dass die Zugriffsberechtigten tatsächlich die Daten selbst sehen oder bearbeiten können und nicht eine Kopie davon. Man muss zwar den „Teilen“-Begriff annehmen, weil das in den Oberflächen so vorgegeben ist, aber mit dem Facebook-Teilen hat das nichts zu tun, es ist eine klassische „Freigabe“.

Was mich stört

Ich finde es verwirrend, dass man Ordner, die nicht mit dem PC synchronisiert werden, auch am PC nicht sichtbar sind. Ich würde mir wünschen, dass von anderen geteilte Ordner automatisch am PC sichtbar sind aber mit dem Vermerk „nur online“; denn bei den eigenen Dateien ist das der Fall, weil man jeden Ordner auch nur im OneDrive speichern kann, um Speicherplatz zu sparen. Und genau so sollte es bei fremden Daten sein: wenn die Ordner geteilt werden, sollte man sie auch am PC sehen, auch wenn sie noch nicht hinuntergeladen worden sind.