HTML-Formatierung in Mails

Eine E-Mail ist die einfachste und niederschwelligste Form einer Übermittlung von längeren Texten in digitaler Form.
Vor allem für Menschen, die noch kaum Erfahrung mit verschiedenen digitalen Formaten haben, oder blinden Menschen, die einen Screenreader nutzen, ist eine E-Mail eine sehr gute Möglichkeit auch längere Texte in barrierefreier Form plattformübergreifend zu übermitteln, ohne komplizierte Formate wie PDF zu verwenden.

Wenn jemand mit Menschen mit Sehbeeinträchtigung kommuniziert, sollte die Texte durch Überschriften strukturieren. Die Empfänger können die Texte mit besonderen Navigationstasten viel schneller lesen, weil sie von Überschrift zu Überschrift springen können.

Thunderbird

Thunderbird ist ein weit verbreiteter Mail-Client und ist für blinde Menschen gut bedienbar.

Thunderbird Versendeformat

Ein reiner Text ohne HTML-Auszeichnungen ist für Screen-Reader nur Zeile für Zeile lesbar, was bei langen Texten für blinde Menschen sehr mühsam sein kann.

Wenn dagegen eine Mail mit HTML-Formatierungen eine Struktur bekommt, kann ein blinder Leser von Kapitel zu Kapitel springen und damit rascher die gewünschte Information finden.

Im Adressbuch von Thunderbird kann eingestellt werden, in welchem Format einem Empfänger eine Mail vorzugsweise zugestellt wird. In den Einstellungen für einen Empfänger kann in der ersten Registerkarte „Kontakt“ ganz unten das bevorzugte Nachrichtenformat eingestellt werden. Die Auswahl ist: „Unbekannt“, „Reintext“, „HTML“. Für Menschen mit Sehbeeinträchtigung sollte man das Nachrichten-Format „HTML“ wählen. Diese Einstellung betrifft ausschließlich das Versenden, nicht aber das Erstellen der Nachricht.

Man muss aber auch darauf achten, dass man beim Verfassen der Nachricht Überschriften einbaut. Versendet man eine solche Nachricht an mehrere Empfänger, entscheidet Thunderbird aufgrund der Einstellungen im Adressbuch, ob ein Empfänger nur den Text oder den mit HTML formatierten Text zugesendet bekommt.

Import formatierter Texte in Thunderbird

Oftmals liegt bereits ein Textdokument mit einer Struktur und damit Überschriften und Links vor. Wie ein derartig gestalteter Text möglichst ohne Verlust der Formatierung der Überschriften und Links in eine E-Mail von Thunderbird mit HTML-Formatierung übernommen werden kann, beschreibe ich nachfolgend.

1. Von einem Microsoft Word-Dokument mit definierten Überschriften kann der Text mit „markieren“ (Strg-A), „kopieren“ (Strg-C) und „einfügen“ (Strg-V) in eine Mail mit HTML-Formatierung übernommen werden.

2. Von einem PDF-Dokument ist mir die vorhin beschriebene einfache Übernahme der Formatierung nicht gelungen, die Übernahme des Textes funktioniert, das ist aber nicht das Ziel der Übung; es müsste auch die Struktur erkannt und in entsprechende Formatierungen übersetzt werden.

Liegt nur ein PDF-Dokument mit Struktur vor, so wird der Vorgang der Übernahme der Formatierung etwas komplizierter.
Das Dokument kann eingescannt werden, wobei nicht sicher ist, ob die gesamte Dokumentenstruktur in das Word-Dokument übernommen wird.

Die zweite Möglichkeit kann nur dann genutzt werden, wenn das PDF-Dokument als barrierefreies PDF-Dokument vorliegt. Das Öffnen des PDF-Dokuments mit einer aktuellen Version von Microsoft Word und danach umwandeln in ein bearbeitbares Microsoft-Word-Dokument, wie es vom Programm angeboten wird, ist wohl die vielversprechendere Möglichkeit.

Hinweis

In einer im HTML-Format verfassten Mail mit definierten Überschriften und Links können diese von blinden Menschen mit den Schnellnavigationstasten eines Screenreaders angesteuert werden.

Bei entsprechender Einstellung des Screenreaders wird von der Sprachausgabe und einer eventuell angeschlossenen Braillezeile die Art der Überschrift sowie ein Link angesagt bzw. angezeigt.

Die Schriftart und Schriftgröße weicht in dem erstellten Mail im HTML-Format möglicherweise vom Original ab, das ist jedoch für blinde Menschen nicht wirklich dramatisch.

Der Erhalt der definierten Überschriften und Links aus dem Originaldokument, um die Ansteuerung von Überschriften und Links zu ermöglichen, ist das Entscheidende!

Viel Erfolg mit niederschwellig gestalteten digitalen Dokumenten als Mail im HTML-Format.