Wir planen rund um die Weihnachtsfeier das nächste Clubjahr und fassen das Wissenswerte in einem 8-seitigen Booklet zusammen. Im Vorjahr wurde die Vorlage mit dem Microsoft Publisher hergestellt. Die heurige Ausgabe wurde aber mit Word erzeugt und weil Word ein sehr populäres Programm ist, wurden die Arbeitsschritte hier dokumentiert. Hier wird gezeigt, wie man ein solches Büchlein herstellen kann.

Ausgehend von einem Word-Dokument sollen folgende Versionen entstehen:

Als Format wurde A6 gewählt.

Die Version von Office ist 2019, das Design ist auf schwarz eingestellt. Dieses moderne Layout hat den Vorteil, dass klar unterschieden wird zwischen den Einstellungen (dunkel) und dem Dokument (hell). Eingestellt wird das Layout unter Datei -> Optionen -> Allgemein -> Microsoft Office-Kopie personalisieren -> Office-Design: Schwarz. Weiter Optionen wären weiß, dunkelgrau und farbig.

PDF-Version

Die Word-Datei heißt booklet-1.docx und hat die Seiteneinstellung

Layout -> Format -> A6

und die Seitenränder

Layout -> Seitenränder -> Hochformat + Ob – Re – Un – Li = 0,5 – 0,5 -0,5 – 0,5 cm + Bundesteg = 0 cm

Die 8 Seiten entsprechen den Kapiteln

  1. ClubComputer-2019
  2. Vorstand
  3. Konten
  4. Veranstaltungen
  5. Internetdienste
  6. Adressen
  7. Webadressen
  8. Mitglieder

Formatvorlagen

Standard:  Calibri 10 pt

Überschrift 1: Calibri 20 pt Fett mit dem Absatzattribut, dass der Absatz auf einer neuen Seite beginnen soll und einem rechtsbündigen Tabulator, um die Seitenzahl gleich in dieser Überschrift unterbringen zu können.

Am unteren Rand des Fensters für die Absatformatierung findet man “Tabstopps…” und dort stellt man den rechten Tabulator auf 9 cm ein:

Das fertige Dokument:

Herstellen der PDF-Datei

Datei -> Drucken

Das war ja eine einfache Übung, allerdings beginnen die Probleme schon beim Herstellen der PDF-Datei. Der vorinstallierte Druckertreiber für PDF-Dateien “Microsoft Print to PDF” kennt das Format A6 nicht und er kennt auch keine Möglichkeit, ein benutzerdefiniertes Format anzulegen.

Das Ergebnis ist unbrauchbar, der Druckertreiber erzeugt unabhängig von der Einstellung immer ein A4-Blatt:

Man kann aber 4 A6-Seiten auf einer Druckseite unterbringen. Das Ergebnis schaut dann so aus:

Man kann diesen Ausdruck mit vier A6-Seiten pro A4-Blatt zum Beispiel für die Ablage verwenden.

Auch der Adobe-PDF-Druckertreiber kennt das Format A6 nicht. Fündig wurde ich beim Treiber von Abbyy-Fine-Reader, bei dessen PDF-Druckertreiber sowohl das vordefinierte Format A6 als auch ein benutzerdefiniertes Format einstellbar ist:

Abbyy liefert das gewünschte Ergebnis booklet-1.pdf.

Dateienverzeichnis

  • booklet-1.docx
  • booklet-1.pdf
  • booklet-1-4.pdf

Alle Dateien befinden sich in unserem Medienarchiv zur Weihnachtsfeier im Ordner clc-booklet.

HTML-Version

Eigenständige Html-Datei

Eine eigenständige und vollständig formatierte HTML-Datei erhält man mit:

Datei -> Speichern unter -> Webseite (gefiltert) 

zu speichern. Es entsteht eine Html-Datei und ein gleichnamiger Ordner, in dem sich die Bilder befinden. (Löscht man die Datei, wird auch immer gleichzeitig der Ordner gelöscht.)

Achtung: dabei ändert sich die Ansicht der Word-Datei von “Drucklayout” auf “Weblayout”, außerdem wird die Einseitenansicht aktiviert.

Integration in WordPress

Für die Integration in eine WordPress-Seite (oder in einen WordPress-Beitrag) genügt es, die Word-Datei zu markieren und in die WordPress-Seite (oder in den WordPress-Beitrag) einzufügen. Dabei werden alle word-spezifischen Formatierungen gelöscht. Das Ergebnis schaut ganz gut aus, doch lässt der Code zu wünschen übrig, weil eigenartige Konstrukte verbleiben:

Wenn man diese Auszeichnungen wegbekommen will, bieten sich zwei Möglichkeiten an:

Radikal ist es, wenn man direkt in WordPress den Befehl Format -> Formatierung löschen anwendet. Dann sind alle Auszeichnungen wie <b> oder <strong> aber auch <i> weg.

Es wurde bis auf die Absatzformate alles entfernt und man muss eventuelle Auszeichnungen noch einmal vergeben.

Wenn aber <strong> erhalten bleiben soll und nur die Kombination <strong><b> oder <b> allein zu entfernen ist, kopiert man sich den Html-Kode aus Word in einen externen Texteditor und ersetzt <b> und </b> durch “”.

Das Ergebnis dieses Imports der Word-Datei in eine WordPress-Seite sieht man hier: ClubComputer 2019

Druckversion

Unsere Drucker sind A4-Drucker und wenn man eine solche Seite zwei Mal faltet, bekommt man ein kleines Heft mit 8 Seiten im A6-Format. Man muss daher die 8 Seiten der Word-Datei so auf zwei A4-Seiten anordnen, dass beim Falten die Inhalte richtig zu liegen kommen, sowohl was die Reihenfolge als auch die Lage betrifft.

Eigentlich könnte uns diese Arbeit der Druckertreiber abnehmen, und tatsächlich können die Druckertreiber die A6-Seiten auf einer A4-Seite vereinigen, aber leider sind die Anordnungsvarianten nicht für dieses Vorhaben ausreichend.

Man muss daher die Seiten bereits im Entwurf so aufbauen, dass der Druckertreiber die Seite einfach nur mehr “ohne nachzudenken” ausdrucken kann.

Fließtext, wie wir ihn von einem gewöhnlichen Word-Dokument kennen, scheidet aus, man benötigt Textfelder. Einfügen -> Textfelder -> Textfeld erstellen.

Auf diese Weise erstellt man acht Textfelder, vier auf jeder der beiden Seiten. Man muss diese Felder korrekt positionieren.

Ränder

Den nicht bedruckbaren Rand von ca. 5 mm definiert man in Layout -> Seitenränder -> Benutzerdefinierte Seitenränder.

Textfeld spätere Seite 1 markieren -> Kontextmenü -> Weitere Layoutoptionen

Position

Die Textfelder werden so positioniert, dass sie ohne Zwischenraum aneinandergereiht sind. Dabei beziehen wir in diesem Fall das Maß nicht auf die Seite, sondern auf den Seitenrand, also an die bereits um den Rand verkleinerte Netto-Ränder.

Man kann ein Objekt (hier das Textfeld) auf folgende Arten positionieren:

  • Seitenrand
  • Seite
  • Spalte
  • Zeichen
  • Linker Rand
  • Rechter Seitenrand
  • Innerer Rand
  • Äußerer Rand

Die wichtigsten sind bei einspaltigen Dokumenten die beiden ersten Bezugsarten: Seite ist der tatsächliche Blattrand. Seitenrand ist das, was in Layout -> Seitenränder eingestellt wurde. Wenn man ein Blatt maximal bedrucken will, ist Seitenrand durch den Drucker vorgegeben. Mein Drucker kann erst 5 mm von dem Blattrand drucken, andere Drucker vielleicht bei 6 oder 7 mm. Würde man sich bei der Positionierung auf den Blattrand beziehen, und wollte man bis zum äußersten Rand drucken, müsste hier 5 oder 6 oder 7 mm stehen – je nach Drucker. Bezieht man sich aber auf “Seitenrand” dann steht an dieser Stelle immer 0 oder 0+Breite des vorigen Rahmens, weil der druckerbedingte Rand bereits anderswo berücksichtigt wurde.

Es gibt aber auch Situationen, bei denen man sich tatsächlich auf den Blattrand beziehen muss, und das ist beim Positionieren von Adressen in Fensterkuverts der Fall.

 

Textfeldgröße

Würde man ein A4-Blatt (210×297 mm) in vier Teile unterteilen, erhielte man die Größe 105×148,5 mm pro Textfeld. Da aber allseitig 5 mm wegfallen, ist der bedruckbare Bereich nur mehr 200×287 mm und sind die Textfelder 100×143,5 mm groß.

Textfeldrand

Innerhalb eines jeden Textfeldes definiert man allseitig einen Randabstand von 7 mm.

Textfeld spätere Seite 1 markieren -> Kontextmenü -> Form formatieren -> Textfeld

Mit dieser Vorbereitung ist das Blatt fertig, um den Text einzufügen.

Text einfügen

Das ursprüngliche Dokument booklet-01.docx ist ein Fließtext. Man könnte die praktische Eigenschaft der Verknüpfung aufeinanderfolgender Textfelder benutzen. Man markiert dazu ein Textfeld, klickt Format -> Verknüpfung erstellen und danach das nächste Textfeld in der Reihe, usw. Der in das Feld 1 eingefügte Text fließt dann durch alle verknüpften Felder in der gewählten Reihenfolge.

Das würde so passen, doch gibt es in unserem Fall eine gestalterische Randbedingung, dass nämlich ein neues Kapitel immer in einem neuen Textfeld beginnen soll. Der ursprüngliche Text hatte bei der Überschrift 1 das Absatzformat “Auf neuer Seite beginnen”. Leider funktioniert dieses Format nicht mit Textfeldern, d.h. diese Formatierung wirkt sich zwar bei Fließtext auf normalen Seiten aus, nicht aber bei verknüpften Textfeldern. Daher muss man den Text für jedes Textfeld unabhängig von den anderen mit Text füllen und kann das Fließen des Textes zwischen den Textfeldern nicht ausnutzen. Schade!

[Man könnte schon mit Fließtext zwischen den Textfeldern arbeiten, aber jede Änderung der Zeilenzahl bewirkt eine Verschiebung der Texte in allen folgenden Textfeldern. Man muss daher bei jeder Einfügung in einer der vorderen Seiten immer den Textfluss in den weiter hinten liegenden Seiten kontrollieren.]

Drehen der Seiten

Der Text in den späteren Seiten 3, 4, 5 und 6 muss noch um 180 Grad gedreht werden. Das folgende Bild zeigt diese Einstellung im Kontextnemü Weitere Layoutoptionen -> Größe.

Beschnitt

Man faltet das Blatt zwei Mal und beschneidet dann die untere und rechte Kante um etwa 5 mm und schneidet danach an der oberen Kante die Faltung durch, sodass das Büchlein entsteht.

Dateien

  • booklet-2.docx
  • booklet-2.pdf

Weiterverwendung

Einfach die Datei booklet-2.pdf ausdrucken, falten, beschneiden. Weitergeben!

Alle Dateien befinden sich in unserem Medienarchiv zur Weihnachtsfeier im Ordner clc-booklet.


Sorgfältig korrigiert von Georg! Danke!

 

Franz Fiala

Präsident Clubcomputer / Herausgeber PCNEWS bei ClubComputer.at
Franz ist pensionierter HTL Lehrer (TGM), Präsident von ClubComputer, Herausgeber der Clubzeitung PCNEWS und betreut unser Clubtelefon und Internet Support. Er ist leidenschaftlicher Rapid Wien Fan.

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